Sổ theo dõi vận hành máy bơm chữa cháy theo quy định pháp luật được lập theo Mẫu số 02, Phụ lục VIII ban hành kèm theo Thông tư 17/2021/TT-BCA của Bộ Công an. Chuyên gia PCCC Ngày Đêm sẽ chia sẻ mẫu sổ và hướng dẫn cách ghi sổ theo dõi vận hành máy bơm chữa cháy dễ hiểu, đơn giản.
Thông tư 17/2021/TT-BCA là gì? Lý do bắt buộc làm sổ theo dõi máy bơm chữa cháy
Thông tư 17/2021/TT-BCA quy định việc quản lý, bảo quản, bảo dưỡng phương tiện phòng cháy và chữa cháy. Trong đó, sổ theo dõi vận hành máy bơm chữa cháy là một thành phần quan trọng của hồ sơ quản lý phương tiện, giúp chứng minh quá trình kiểm tra và bảo dưỡng thiết bị.
Thông tư 17/2021/TT-BCA là gì?
Thông tư 17/2021/TT-BCA do Bộ Công an ban hành, quy định chi tiết về quản lý, bảo quản, bảo dưỡng phương tiện phòng cháy và chữa cháy. Văn bản hướng dẫn từ việc lập hồ sơ quản lý, kiểm tra định kỳ đến ghi nhận tình trạng hoạt động của từng loại phương tiện.
Đối với máy bơm chữa cháy, thông tư yêu cầu đơn vị quản lý phải lưu hồ sơ đầy đủ, thực hiện bảo dưỡng đúng chu kỳ và ghi chép kết quả sau mỗi lần kiểm tra hoặc sửa chữa.
Lý do bắt buộc làm sổ theo dõi máy bơm chữa cháy
Việc lập sổ theo dõi vận hành máy bơm chữa cháy không chỉ nhằm đáp ứng yêu cầu pháp lý mà còn giúp đơn vị quản lý kiểm soát toàn bộ lịch sử vận hành của thiết bị. Ngoài ra, sổ theo dõi còn giúp phát hiện sớm các dấu hiệu bất thường như áp suất giảm, động cơ khó khởi động hoặc bơm hoạt động không ổn định. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể xử lý kịp thời.
Mẫu sổ theo dõi hoạt động máy bơm chữa cháy
Để thống nhất cách quản lý trên toàn quốc, Thông tư 17/2021/TT-BCA ban hành Mẫu số 02 – Phụ lục VIII áp dụng cho việc theo dõi hoạt động của máy bơm chữa cháy. Việc sử dụng đúng biểu mẫu giúp hồ sơ đầy đủ, khoa học và thuận tiện khi đối chiếu trong quá trình kiểm tra. PCCC Ngày Đêm chia sẻ mẫu sổ theo dõi vận hành máy bơm chữa cháy khi kiểm tra, bảo dưỡng, bảo trì PCCC định kỳ
Bố cục cơ bản của Mẫu số 02 theo TT17
Mẫu sổ theo dõi vận hành máy bơm chữa cháy được thiết kế theo cấu trúc thống nhất. Phần đầu của sổ ghi các thông tin nhận dạng thiết bị như tên đơn vị quản lý, loại máy bơm, hãng sản xuất, công suất, số động cơ, số khung hoặc số seri và vị trí lắp đặt.
Tiếp theo là bảng thống kê các trang bị đi kèm nếu có, chẳng hạn động cơ diesel, động cơ điện, bình ắc quy, tủ điều khiển, đồng hồ áp suất hoặc các phụ kiện khác. Việc liệt kê đầy đủ giúp thuận tiện cho công tác kiểm kê và bảo dưỡng đồng bộ.
Nội dung quan trọng nhất của Mẫu số 02 Phụ lục VIII 17/2021/TT-BCA là phần nhật ký theo dõi tình trạng kỹ thuật và hoạt động của máy bơm. Mỗi lần kiểm tra, bảo dưỡng hoặc vận hành đều phải ghi rõ ngày thực hiện, nội dung công việc, kết quả kiểm tra, người thực hiện và người xác nhận.
Quy Định Bắt Buộc Khi Quản Lý Sổ Theo Thông Tư 17
Lập sổ riêng: Mỗi một máy bơm chữa cháy trong hệ thống phải có một cuốn sổ theo dõi độc lập, tuyệt đối không ghi chung nhiều máy vào một quyển.
Đóng dấu giáp lai: Sổ chuẩn có độ dày 100 trang. Toàn bộ các trang phải được đánh số thứ tự từ 1 đến hết và phải được đóng dấu giáp lai của đơn vị quản lý để tránh việc xé rách hoặc làm sai lệch nhật ký.
Chế độ vận hành: Đối với máy bơm chữa cháy, cơ sở phải tổ chức nổ máy kiểm tra định kỳ ít nhất 01 lần/tuần để đảm bảo thiết bị luôn sẵn sàng hoạt động.
Hướng dẫn ghi sổ theo dõi vận hành máy bơm chữa cháy đúng quy định
Việc ghi sổ theo dõi vận hành máy bơm chữa cháy cần được thực hiện đầy đủ, chính xác và đúng thời điểm. Thông tin trong sổ không chỉ phục vụ công tác quản lý nội bộ mà còn là căn cứ để chứng minh việc bảo dưỡng, kiểm tra phương tiện PCCC theo quy định của pháp luật.
Khi nào áp dụng sổ theo dõi máy bơm chữa cháy?
Sổ theo dõi vận hành máy bơm chữa cháy cần được cập nhật sau mỗi lần bảo dưỡng thường xuyên. Hoạt động này có thể được thực hiện hằng ngày hoặc trước, trong và sau khi vận hành máy bơm. Mỗi lần kiểm tra đều phải ghi nhận kết quả để theo dõi sự thay đổi của thiết bị theo thời gian.
Trường hợp máy bơm được sửa chữa, thay thế linh kiện hoặc kiểm tra đột xuất theo yêu cầu của cơ quan chức năng thì kết quả thực hiện cũng phải được ghi ngay vào sổ theo dõi vận hành máy bơm chữa cháy.
Cách ghi từng cột/trường thông tin trên sổ theo dõi vận hành máy bơm chữa cháy
Trong mẫu sổ theo dõi vận hành máy bơm chữa cháy, mỗi dòng nhật ký cần thể hiện đầy đủ ngày và giờ thực hiện, nội dung công việc, tình trạng thiết bị trước và sau khi kiểm tra, vật tư hoặc phụ tùng đã thay thế nếu có. Người thực hiện và người xác nhận cũng cần ký, ghi rõ họ tên để bảo đảm tính pháp lý của hồ sơ.
Ví dụ một dòng nhật ký có thể ghi như sau: “29/07/2026 – Chạy thử bơm điện 10 phút – Áp suất trước kiểm tra 8,2 bar, sau kiểm tra đạt 9,0 bar – Không phát hiện rò rỉ – Không thay vật tư – Nguyễn Văn A thực hiện – Trần Văn B xác nhận.” Cách ghi này ngắn gọn nhưng vẫn thể hiện đầy đủ các thông tin cần thiết.
Theo kinh nghiệm của đội ngũ kỹ thuật PCCC Ngày Đêm, ngoài các nội dung bắt buộc, đơn vị quản lý nên bổ sung thêm số giờ vận hành của máy bơm (đối với máy có đồng hồ giờ) và áp suất đạt được sau khi chạy thử. Đây là hai thông số thường được đoàn kiểm tra đối chiếu với hồ sơ bảo trì và kết quả kiểm tra thực tế.
Ai phải lập và lưu sổ theo dõi vận hành máy bơm chữa cháy?
Việc lập và lưu sổ theo dõi vận hành máy bơm chữa cháy không chỉ là yêu cầu về hồ sơ mà còn là trách nhiệm của đơn vị quản lý phương tiện PCCC. Mỗi cơ sở cần xác định rõ đối tượng chịu trách nhiệm để việc ghi chép được thực hiện thường xuyên, đầy đủ và đúng quy định.
Đối tượng áp dụng theo 17/2021/TT-BCA
Theo Thông tư 17/2021/TT-BCA, các cơ quan, tổ chức và cơ sở có trang bị phương tiện phòng cháy và chữa cháy thuộc diện quản lý đều phải thực hiện việc lập hồ sơ quản lý. Đối với hệ thống có máy bơm chữa cháy cố định hoặc máy bơm chữa cháy di động, sổ theo dõi vận hành máy bơm chữa cháy là tài liệu cần được lập và lưu giữ theo đúng quy định.
Người được giao quản lý, bảo quản và bảo dưỡng phương tiện PCCC tại cơ sở có trách nhiệm trực tiếp cập nhật sổ theo dõi vận hành máy bơm chữa cháy sau mỗi lần kiểm tra, vận hành hoặc bảo dưỡng. Việc ghi chép cần trung thực, đầy đủ và phản ánh đúng tình trạng thực tế của thiết bị.
Trách nhiệm của người đứng đầu và người được giao quản lý
Người đứng đầu cơ quan, doanh nghiệp hoặc cơ sở có trách nhiệm chỉ đạo lập đầy đủ hồ sơ quản lý phương tiện PCCC, phân công người phụ trách từng hạng mục thiết bị và bảo đảm kinh phí cho công tác kiểm tra, bảo dưỡng. Đồng thời, người đứng đầu phải thường xuyên kiểm tra việc ghi sổ theo dõi vận hành máy bơm chữa cháy và kịp thời chấn chỉnh nếu phát hiện thiếu sót.
Thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp chỉ ghi sổ khi chuẩn bị đón đoàn kiểm tra. Đây là cách làm tiềm ẩn nhiều rủi ro vì hồ sơ dễ thiếu tính liên tục và không phản ánh đúng lịch sử vận hành của thiết bị. Do đó, việc cập nhật ngay sau mỗi lần thực hiện công việc luôn là giải pháp giúp hồ sơ minh bạch và đáp ứng yêu cầu quản lý lâu dài.
Sổ theo dõi vận hành máy bơm chữa cháy là tài liệu quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý lịch sử hoạt động, bảo dưỡng và sửa chữa thiết bị một cách khoa học. PCCC Ngày Đêm sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng hồ sơ đạt chuẩn theo TCVN qua công tác bảo dưỡng, bảo trì PCCC.
