Khác với chung cư có ban quản lý hoặc đơn vị vận hành chuyên trách, hay nhà xưởng do chủ cơ sở trực tiếp quản lý, văn phòng thường nằm trong các tòa nhà cho thuê. Vì vậy, trách nhiệm bảo trì PCCC dễ bị hiểu nhầm giữa chủ tòa nhà và doanh nghiệp thuê.
Thực tế, trách nhiệm này không giống nhau ở mọi trường hợp mà phụ thuộc vào mô hình thuê, phạm vi sử dụng và hệ thống PCCC của từng công trình. PCCC Ngày Đêm sẽ phân tích rõ vấn đề này để doanh nghiệp chủ động trong công tác bảo trì PCCC văn phòng.
Đặc thù bảo trì PCCC cho các văn phòng
Văn phòng hiện nay có thể được bố trí tại nhiều loại công trình như tòa nhà văn phòng, nhà phố, biệt thự, shophouse hoặc mặt bằng độc lập. Quy mô và cấu trúc hệ thống PCCC giữa các mô hình cũng không giống nhau. Do đó, nội dung bảo trì cần căn cứ vào đặc điểm công trình, diện tích sử dụng và hệ thống thực tế.
Đặc điểm dễ nhận thấy của văn phòng là mật độ thiết bị điện và thiết bị công nghệ khá cao. Máy tính, máy in, điều hòa, thiết bị mạng và các thiết bị điện khác thường hoạt động trong thời gian dài. Bên cạnh đó, văn phòng cũng thường xuyên thay đổi cách bố trí nội thất, dựng vách ngăn hoặc cải tạo phòng làm việc.
Những thay đổi này có thể tác động trực tiếp đến hiệu quả của hệ thống PCCC. Vách ngăn mới có thể ảnh hưởng đến phạm vi bảo vệ của đầu báo cháy. Nội thất hoặc thiết bị mới cũng có thể che khuất đèn exit, biển chỉ dẫn và phương tiện chữa cháy. Vì vậy, bảo trì cần kiểm tra cả thiết bị và sự phù hợp của hệ thống với mặt bằng đang sử dụng.
Một điểm khác cần lưu ý là văn phòng có thể tồn tại cả hệ thống PCCC độc lập và các hạng mục được tích hợp với công trình. Tùy từng mặt bằng, hệ thống có thể bao gồm báo cháy, chữa cháy, chiếu sáng sự cố và chỉ dẫn thoát nạn với cấu hình khác nhau. Việc kiểm tra đúng từng nhóm thiết bị sẽ giúp phát hiện sớm các lỗi có thể ảnh hưởng đến khả năng xử lý khi xảy ra sự cố.
Các căn cứ pháp lý cần lưu ý khi bảo trì PCCC văn phòng
Khi thực hiện bảo trì PCCC văn phòng, doanh nghiệp cần đối chiếu đồng thời quy định pháp luật và tiêu chuẩn kỹ thuật. Một số căn cứ quan trọng cần lưu ý gồm:
- Luật Phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ số 55/2024/QH15: Luật có hiệu lực từ ngày 01/07/2025. Điều 23 quy định về trách nhiệm của các chủ thể trong việc đảm bảo an toàn PCCC đối với cơ sở, trong đó có trường hợp cơ sở được thuê hoặc mượn. Đây là căn cứ quan trọng để xác định trách nhiệm của bên thuê trong phạm vi quản lý, sử dụng.
- Nghị định 105/2025/NĐ-CP: Nghị định quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số nội dung của Luật PCCC và CNCH. Doanh nghiệp cần căn cứ nghị định khi thực hiện công tác quản lý, duy trì điều kiện an toàn PCCC tại cơ sở.
- Thông tư 36/2025/TT-BCA: Thông tư hướng dẫn về phương tiện PCCC, CNCH và một số nội dung quản lý, bảo quản, bảo dưỡng. Văn bản có quy định liên quan đến việc kiểm tra, bảo quản và bảo dưỡng các thiết bị như hệ thống báo cháy, hệ thống chữa cháy, đèn chiếu sáng sự cố và biển chỉ dẫn thoát nạn.
- TCVN 3890:2023: Tiêu chuẩn quy định về trang bị, bố trí phương tiện và hệ thống PCCC cho nhà và công trình. Khi bảo trì, doanh nghiệp cần đối chiếu tình trạng thực tế của thiết bị với hồ sơ công trình, yêu cầu kỹ thuật và hướng dẫn của nhà sản xuất.
Các văn bản trên là cơ sở để doanh nghiệp tổ chức bảo dưỡng PCCC văn phòng đúng yêu cầu. Tuy nhiên, trách nhiệm cụ thể của chủ nhà, bên thuê hoặc đơn vị quản lý còn phụ thuộc vào mô hình thuê và phạm vi quản lý thực tế. Nội dung này cần được xác định rõ trước khi triển khai bảo trì.
Ai chịu trách nhiệm bảo trì? 4 mô hình thuê văn phòng phổ biến
Trách nhiệm bảo trì PCCC văn phòng không chỉ phụ thuộc vào việc doanh nghiệp là bên thuê hay bên cho thuê. Yếu tố quan trọng hơn là ai đang quản lý cơ sở, hệ thống nào thuộc phạm vi dùng chung và phần thiết bị nào do doanh nghiệp trực tiếp sử dụng. Vì vậy, cùng là văn phòng nhưng trách nhiệm có thể khác nhau theo từng mô hình thuê.
Doanh nghiệp nên xác định rõ các nội dung này ngay từ khi ký hợp đồng. Cách phân định cụ thể sẽ giúp tránh bỏ sót thiết bị và hạn chế tranh chấp khi cần sửa chữa, bảo trì hoặc xử lý sự cố.
Thuê 1 phần trong tòa nhà có ban quản lý chuyên nghiệp, không cải tạo
Với mô hình này, doanh nghiệp chỉ thuê một phần diện tích và không tự cải tạo hệ thống PCCC. Vì vậy, ban quản lý hoặc đơn vị vận hành tòa nhà thường là bên phụ trách bảo trì hệ thống PCCC dùng chung như báo cháy, chữa cháy, máy bơm, đường ống và thiết bị tại khu vực chung.
Doanh nghiệp thuê văn phòng chủ yếu có trách nhiệm tuân thủ quy định PCCC của tòa nhà và bảo đảm an toàn trong phần diện tích mình sử dụng. Nếu hợp đồng hoặc quy chế vận hành có quy định riêng về thiết bị trong văn phòng, doanh nghiệp cần thực hiện đúng phạm vi đã thỏa thuận.
Thuê nguyên căn độc lập, hoặc có cải tạo/lắp thêm thiết bị riêng
Khi thuê nguyên căn và trực tiếp vận hành công trình, doanh nghiệp thuê thường là bên chủ động tổ chức công tác PCCC tại cơ sở. Trách nhiệm này càng rõ khi doanh nghiệp tự cải tạo mặt bằng hoặc bổ sung hệ thống, thiết bị phục vụ hoạt động kinh doanh.
Các hạng mục được lắp đặt hoặc thay đổi trong quá trình cải tạo cần được đưa vào quản lý, kiểm tra và bảo trì sau khi đưa vào sử dụng. Với mô hình này, doanh nghiệp không nên mặc định chủ nhà sẽ chịu trách nhiệm toàn bộ chỉ vì công trình thuộc sở hữu của họ.
Thuê chung tòa nhà nguyên căn nhiều tầng với công ty khác
Đây là mô hình dễ phát sinh chồng chéo trách nhiệm vì nhiều doanh nghiệp cùng sử dụng một công trình. Chủ nhà hoặc người được giao quản lý công trình thường đứng ra quản lý hệ thống và khu vực dùng chung, trong khi từng doanh nghiệp chịu trách nhiệm bảo trì PCCC về phần diện tích và thiết bị do mình trực tiếp sử dụng.
Để tránh tình trạng không bên nào chủ động bảo trì, hợp đồng nên quy định cụ thể người phụ trách hệ thống chung, cách phân bổ chi phí và trách nhiệm đối với từng khu vực thuê. Các hạng mục như cầu thang, hành lang, lối thoát nạn hoặc hệ thống PCCC dùng chung cần có đầu mối quản lý rõ ràng.
Thuê văn phòng trong nhà ở kết hợp kinh doanh (chủ nhà vẫn sinh sống tại đó)
Khi chủ nhà vẫn sinh sống trong công trình và không giao toàn bộ quyền quản lý căn nhà cho doanh nghiệp thuê, việc quản lý PCCC có đặc điểm khác với trường hợp cho thuê nguyên căn. Chủ nhà vẫn kiểm soát phần nhà ở và các khu vực dùng chung, trong khi doanh nghiệp chỉ quản lý phạm vi văn phòng được thuê.
Vì vậy, trách nhiệm bảo trì PCCC văn phòng cần được phân định theo phạm vi quản lý thực tế. Chủ nhà thường là chủ thể chịu trách nhiệm chính đối với các điều kiện an toàn và hệ thống chung của căn nhà. Doanh nghiệp thuê cần duy trì an toàn trong khu vực làm việc, quản lý thiết bị thuộc phạm vi sử dụng và tuân thủ các quy định chung của công trình.
Đặc biệt, hợp đồng nên ghi rõ trách nhiệm của mỗi bên đối với hệ thống báo cháy, phương tiện chữa cháy, đèn chỉ dẫn thoát nạn và các khu vực thoát nạn dùng chung. Đây là cơ sở quan trọng để tránh tình trạng cả chủ nhà và doanh nghiệp đều cho rằng bên còn lại phải thực hiện bảo trì PCCC.
Các loại hệ thống PCCC cần bảo trì tại văn phòng
Tùy quy mô và đặc điểm công trình, mỗi văn phòng có thể được trang bị hệ thống PCCC khác nhau. Tuy nhiên, một số nhóm thiết bị cần được kiểm tra và bảo dưỡng thường xuyên để duy trì khả năng phát hiện, cảnh báo và hỗ trợ thoát nạn khi có sự cố.
Khi thực hiện, không nên chỉ kiểm tra thiết bị có còn hoạt động hay không. Đơn vị bảo trì PCCC cần đánh giá tình trạng thực tế, khả năng phối hợp giữa các thiết bị và sự phù hợp với mặt bằng văn phòng đang sử dụng.
Hệ thống báo cháy tự động
Hệ thống báo cháy là một trong những hạng mục cần được ưu tiên kiểm tra khi bảo trì PCCC văn phòng. Các thiết bị thường gồm tủ trung tâm báo cháy, đầu báo khói, đầu báo nhiệt, nút nhấn khẩn cấp, chuông và đèn báo cháy. Việc bảo trì cần kiểm tra khả năng tiếp nhận, xử lý và truyền tín hiệu của toàn hệ thống.
Bên cạnh thiết bị, cần chú ý đến những thay đổi trong cách bố trí văn phòng. Vách ngăn mới, trần trang trí hoặc đồ nội thất có thể làm ảnh hưởng đến phạm vi bảo vệ của đầu báo. Các thiết bị bị che khuất, báo lỗi hoặc hoạt động không ổn định cần được xử lý kịp thời.
Hệ thống chữa cháy
Tùy công trình, văn phòng có thể sử dụng bình chữa cháy xách tay, hệ thống họng nước chữa cháy hoặc hệ thống chữa cháy tự động. Các hạng mục này cần được kiểm tra về tình trạng thiết bị, khả năng hoạt động và điều kiện sẵn sàng khi xảy ra cháy. Với hệ thống có máy bơm và đường ống, cần kiểm tra thêm các bộ phận liên quan đến khả năng cấp nước chữa cháy.
Đối với bình chữa cháy, cần kiểm tra ngoại quan, vị trí bố trí và tình trạng sử dụng. Thiết bị phải dễ tiếp cận và không bị che khuất bởi bàn ghế hoặc vật dụng văn phòng. Những thiết bị hư hỏng, xuống cấp hoặc không còn đảm bảo yêu cầu cần được xử lý theo quy định.
Đèn exit và biển chỉ dẫn thoát nạn
Đèn exit và biển chỉ dẫn thoát nạn giúp định hướng di chuyển khi xảy ra cháy hoặc mất điện. Đây là nhóm thiết bị đặc biệt cần được chú ý tại văn phòng có nhiều phòng làm việc, vách ngăn hoặc hành lang phức tạp. Vị trí chỉ dẫn phải phù hợp với lối thoát nạn thực tế.
Khi bảo trì PCCC văn phòng, cần kiểm tra khả năng phát sáng, nguồn điện và nguồn điện dự phòng của thiết bị. Đồng thời, cần bảo đảm đèn và biển chỉ dẫn không bị che khuất bởi nội thất hoặc biển quảng cáo. Nếu doanh nghiệp thay đổi mặt bằng, cần rà soát lại toàn bộ hướng dẫn thoát nạn để tránh tình trạng chỉ dẫn không còn phù hợp.
Các sai lầm thường gặp khi bảo trì PCCC cho văn phòng
Bảo trì PCCC văn phòng không chỉ là kiểm tra xem thiết bị có còn hoạt động hay không. Nếu thực hiện thiếu hạng mục hoặc không bám sát hiện trạng, hệ thống có thể vẫn tồn tại điểm yếu dù đã được kiểm tra định kỳ. Một số sai lầm dưới đây khá phổ biến và doanh nghiệp nên chủ động tránh.
- Chỉ bảo trì khi có đợt kiểm tra: Việc chờ đến khi cơ quan chức năng kiểm tra mới rà soát hệ thống dễ khiến các lỗi nhỏ kéo dài. Doanh nghiệp nên xây dựng kế hoạch kiểm tra và bảo dưỡng theo định kỳ.
- Chỉ kiểm tra bình chữa cháy: Bình chữa cháy dễ nhìn thấy nên thường được quan tâm trước tiên. Tuy nhiên, hệ thống báo cháy, đèn exit, biển chỉ dẫn và các thiết bị khác cũng cần được kiểm tra đầy đủ.
- Không kiểm tra sau khi cải tạo văn phòng: Thay đổi vách ngăn, phòng làm việc hoặc vị trí nội thất có thể ảnh hưởng đến đầu báo và lối thoát nạn. Sau cải tạo cần rà soát lại hệ thống theo mặt bằng mới.
- Không phân định rõ phạm vi trách nhiệm: Với văn phòng thuê, hệ thống có thể gồm cả thiết bị dùng chung và thiết bị riêng. Nếu hợp đồng không quy định rõ, việc bảo trì và xử lý hư hỏng dễ bị đùn đẩy giữa các bên.
- Chọn đơn vị chỉ dựa trên giá: Chi phí thấp không đồng nghĩa với việc hệ thống được kiểm tra đầy đủ. Doanh nghiệp nên quan tâm đến năng lực kỹ thuật, phạm vi công việc và hồ sơ bàn giao sau bảo trì.
- Không lưu hồ sơ bảo trì: Biên bản kiểm tra, kết quả xử lý và lịch sử thay thế thiết bị giúp doanh nghiệp theo dõi tình trạng hệ thống. Đây cũng là cơ sở để xác định những hạng mục cần kiểm tra kỹ hơn ở các lần tiếp theo.
Một quy trình bảo trì tốt cần bắt đầu từ việc xác định đúng phạm vi hệ thống. Sau đó mới tiến hành kiểm tra, xử lý lỗi và ghi nhận kết quả. Cách làm này giúp công tác bảo dưỡng PCCC thực chất hơn và hạn chế tình trạng kiểm tra mang tính đối phó.
Vì sao bảo trì định kỳ ảnh hưởng đến uy tín và hoạt động doanh nghiệp?
Bảo trì PCCC văn phòng không chỉ liên quan đến an toàn mà còn thể hiện cách doanh nghiệp quản lý nơi làm việc. Một văn phòng có hệ thống PCCC được kiểm tra đầy đủ, thiết bị bố trí hợp lý và hồ sơ được quản lý rõ ràng sẽ tạo cảm giác chuyên nghiệp hơn. Điều này đặc biệt quan trọng khi khách hàng, đối tác và nhân sự thường xuyên đến làm việc tại văn phòng.
Công tác bảo trì PCCC văn phòng cũng liên quan trực tiếp đến khả năng duy trì hoạt động của doanh nghiệp. Nếu không bảo đảm các điều kiện an toàn hoặc để xảy ra vi phạm, doanh nghiệp có thể phải khắc phục và chịu các biện pháp xử lý theo quy định. Trong trường hợp hoạt động bị tạm dừng, doanh nghiệp còn có thể đối mặt với thiệt hại về doanh thu, tiến độ công việc và quan hệ với khách hàng.
Do đó, bảo trì định kỳ giúp doanh nghiệp chủ động hơn thay vì chỉ xử lý khi phát sinh vấn đề. Khi trách nhiệm giữa chủ nhà, bên thuê và đơn vị quản lý được thống nhất rõ ràng, công tác PCCC cũng dễ được duy trì ổn định trong suốt quá trình sử dụng văn phòng.
PCCC Ngày Đêm – Đơn vị tư vấn, bảo trì PCCC cho văn phòng, tòa nhà uy tín
Với 17+ năm kinh nghiệm, 10.000+ dự án đã hoàn thiện, 500+ doanh nghiệp lựa chọn và hơn 100 kỹ sư, PCCC Ngày Đêm có kinh nghiệm triển khai và bảo trì hệ thống PCCC cho nhiều loại hình công trình. Đặc biệt, chúng tôi đã thực hiện nhiều dự án tại các tòa nhà, văn phòng đang hoạt động với hệ thống PCCC có quy mô và đặc thù khác nhau.
Một số dự án tiêu biểu được PCCC Ngày Đêm thực hiện gần đây như:
- Tòa nhà C37 Bộ Công An, Nam Từ Liêm, Hà Nội: Bảo trì hệ thống PCCC, kiểm tra đầu báo cháy, đầu phun Sprinkler, đường ống, tủ chữa cháy vách tường, cuộn vòi, lăng phun và bình chữa cháy. Dự án nghiệm thu, bàn giao ngày 27/08/2026.
- Tòa nhà OCT3B HANDIRESCO Cổ Nhuế, Xuân Đỉnh, Hà Nội: Bảo dưỡng hệ thống PCCC, kiểm tra bình chữa cháy, máy bơm, tủ/họng nước chữa cháy, thiết bị báo cháy và đèn chiếu sáng sự cố. Dự án nghiệm thu, bàn giao ngày 21/08/2026.
- Công ty Cổ phần Trần Nguyễn Hà, Xuân Phương, Hà Nội: Khảo sát mặt bằng và thi công hệ thống báo cháy với tủ trung tâm, đầu báo khói, đầu báo nhiệt, chuông, đèn và nút nhấn báo cháy. Dự án nghiệm thu, bàn giao ngày 20/08/2026.
- Tòa nhà HANDIRESCO B15 Đại Kim, Định Công, Hà Nội: Bảo trì hệ thống PCCC, trong đó thực hiện vệ sinh 60 đầu báo khói/nhiệt, 18 bình chữa cháy, 6 hộp phương tiện chữa cháy cùng tủ trung tâm và các thiết bị báo cháy. Dự án nghiệm thu, bàn giao ngày 19/08/2026.
- Tòa nhà văn phòng Chelsea Park Trung Kính, Cầu Giấy, Hà Nội: Bảo trì hệ thống PCCC cho tổ hợp thương mại, văn phòng và căn hộ. Công trình có 2 tủ trung tâm, 179 đầu báo nhiệt, 121 đầu báo khói, 76 nút nhấn và 76 tổ hợp chuông đèn báo cháy, cùng nhiều hạng mục chữa cháy khác. Dự án nghiệm thu, bàn giao ngày 30/07/2026.
Với bảo trì PCCC văn phòng, PCCC Ngày Đêm không áp dụng một phương án cố định cho mọi công trình. Chúng tôi khảo sát trực tiếp theo mặt bằng, kiểm tra hệ thống hiện hữu, xác định phạm vi thiết bị cần bảo trì và đánh giá những thay đổi phát sinh trong quá trình sử dụng. Cách tiếp cận này giúp phương án bảo trì sát với thực tế, đặc biệt với văn phòng thuê trong tòa nhà hoặc công trình đã cải tạo.
Doanh nghiệp đang cần bảo trì, bảo dưỡng PCCC hoặc chưa xác định rõ hệ thống nào thuộc trách nhiệm của mình? Hãy liên hệ PCCC Ngày Đêm để được khảo sát theo mặt bằng thực tế và tư vấn phương án phù hợp. Hotline: 0919.29.7776 – hỗ trợ tư vấn 24/7.
Những câu hỏi thường gặp khi bảo trì PCCC cho văn phòng
Bảo trì PCCC văn phòng bao lâu 1 lần?
Bảo trì PCCC văn phòng cần thực hiện định kỳ, tối thiểu theo chu kỳ được quy định đối với từng loại hệ thống, thiết bị. Với các hệ thống PCCC tại văn phòng, doanh nghiệp nên tổ chức kiểm tra, bảo dưỡng ít nhất 1 lần/năm, đồng thời thực hiện thường xuyên hơn theo hướng dẫn của nhà sản xuất hoặc yêu cầu thực tế của công trình.
Thuê văn phòng có bắt buộc phải tự bảo trì PCCC không?
Không phải mọi trường hợp bên thuê đều phải tự bảo trì toàn bộ hệ thống PCCC. Trách nhiệm phụ thuộc vào mô hình thuê, phạm vi quản lý và thỏa thuận giữa bên thuê với chủ nhà hoặc ban quản lý.
Thông thường, hệ thống dùng chung thuộc phạm vi quản lý của chủ đầu tư hoặc ban quản lý; thiết bị, khu vực do doanh nghiệp trực tiếp quản lý cần được doanh nghiệp chủ động thực hiện nghĩa vụ PCCC. Nội dung này nên được quy định rõ trong hợp đồng thuê.
Chi phí bảo trì PCCC văn phòng khoảng bao nhiêu?
Không có mức chi phí bảo trì PCCC văn phòng cố định. Chi phí phụ thuộc vào diện tích, số lượng thiết bị, loại hệ thống, tình trạng thực tế và các hạng mục cần bảo trì hoặc sửa chữa.
Muốn xác định chi phí chính xác, cần khảo sát thực tế và lập danh sách hạng mục cần thực hiện. Doanh nghiệp nên yêu cầu đơn vị bảo trì báo rõ phạm vi công việc trước khi ký hợp đồng.
Thuê chung biệt thự với công ty khác thì nên ghi gì vào hợp đồng về PCCC?
Hợp đồng cần phân định rõ trách nhiệm bảo trì PCCC văn phòng của từng bên. Cụ thể, nên ghi rõ bên quản lý và bảo trì hệ thống dùng chung, trách nhiệm đối với khu vực thuê riêng, lối thoát nạn, thiết bị PCCC và cách phân bổ chi phí.
Ngoài ra, cần quy định người chịu trách nhiệm phối hợp khi kiểm tra, bảo trì hoặc xảy ra sự cố. Đây là cơ sở hạn chế tình trạng chủ nhà và các doanh nghiệp cùng thuê đùn đẩy trách nhiệm về PCCC.
Bảo trì PCCC văn phòng cần được thực hiện đúng phạm vi, đúng trách nhiệm và phù hợp với đặc điểm từng công trình. Việc phân định rõ trách nhiệm giữa chủ nhà, bên thuê và ban quản lý giúp hệ thống được kiểm tra, bảo dưỡng đầy đủ và hạn chế rủi ro trong quá trình vận hành.
Với kinh nghiệm triển khai nhiều công trình thực tế, PCCC Ngày Đêm cung cấp giải pháp khảo sát và bảo trì theo từng mặt bằng, từng hệ thống. Doanh nghiệp cần tư vấn hoặc kiểm tra hiện trạng có thể liên hệ Hotline 0919.29.7776 để được hỗ trợ 24/7 và tư vấn phương án phù hợp.
