Biên bản tự kiểm tra PCCC theo Mẫu PC02 Nghị định 105/2025/NĐ-CP là tài liệu quan trọng giúp cơ sở tránh phạt và nâng cao an toàn. Hướng dẫn cách ghi chi tiết, kinh nghiệm thực tế và sai sót thường gặp từ chuyên gia PCCC.
Bài viết này chia sẻ kinh nghiệm thực tiễn từ chuyên gia PCCC Ngày Đêm với hơn 17 năm tư vấn cho hàng trăm doanh nghiệp, giúp bạn hiểu rõ, áp dụng đúng và biến biên bản tự kiểm tra PCCC thành công cụ quản trị rủi ro thực sự hiệu quả.
Biên bản tự kiểm tra PCCC là gì ?
Biên bản tự kiểm tra PCCC là văn bản do người đứng đầu cơ sở hoặc người được giao trách nhiệm lập, ghi nhận kết quả kiểm tra định kỳ hoặc thường xuyên về điều kiện an toàn phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn cứu hộ tại cơ sở.
Theo khoản 2 Điều 13 Nghị định 105/2025/NĐ-CP, đây là trách nhiệm bắt buộc của người đứng đầu cơ sở thuộc danh mục quản lý PCCC. Biên bản phải được lập theo Mẫu PC02 (Phụ lục VIII).
Số liệu thực tế: Theo thống kê từ Cục Cảnh sát PCCC & CNCH (2025), khoảng 35-40% vụ cháy tại cơ sở sản xuất kinh doanh xuất phát từ việc không duy trì hệ thống PCCC hoặc không khắc phục thiếu sót đã được phát hiện qua tự kiểm tra. Những cơ sở lập biên bản nghiêm túc giảm tỷ lệ vi phạm lên đến 60% khi bị thanh tra đột xuất.
Biên bản không chỉ giúp tuân thủ pháp luật mà còn là cơ sở để:
- Phê duyệt ngân sách sửa chữa, bảo dưỡng.
- Làm bằng chứng giảm nhẹ trách nhiệm pháp lý nếu sự cố xảy ra.
- Cập nhật dữ liệu vào hệ thống quốc gia về PCCC.
Quy định pháp lý mới nhất về biên bản tự kiểm tra PCCC
Nghị định 136/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi 50/2024) đã được thay thế bởi Nghị định 105/2025/NĐ-CP. Điểm thay đổi quan trọng:
- Tần suất: 06 tháng/lần với cơ sở nguy hiểm cao (Phụ lục II); 12 tháng/lần với cơ sở thông thường (Phụ lục I).
- Mẫu bắt buộc: PC02 cho tự kiểm tra; PC03 cho kiểm tra của cơ quan nhà nước.
- Báo cáo kèm theo: Mẫu PC04 phải nộp hoặc cập nhật hệ thống trước ngày 15/6 và 15/12 hàng năm.
Phạt vi phạm: Không thực hiện tự kiểm tra định kỳ bị phạt 10-20 triệu đồng (Nghị định 106/2025/NĐ-CP). Đây là mức phạt thực tế mà nhiều doanh nghiệp đã gặp phải trong các đợt kiểm tra năm 2025-2026.
Cập nhật năm 2026: Những thay đổi cần lưu ý
Từ tháng 7/2026, nhiều doanh nghiệp và cơ sở sản xuất đã triển khai quản lý hồ sơ PCCC theo hình thức điện tử nhằm đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số và thuận tiện trong công tác kiểm tra, thanh tra. Bên cạnh việc lưu bản giấy theo quy định, biên bản tự kiểm tra PCCC nên được scan thành file PDF và lưu trữ trên hệ thống cloud hoặc máy chủ nội bộ để dễ dàng tra cứu, chia sẻ và bảo quản lâu dài.
Ngoài ra, doanh nghiệp nên xây dựng hồ sơ PCCC điện tử theo từng hạng mục như biên bản tự kiểm tra, biên bản bảo trì, nhật ký vận hành hệ thống, hồ sơ nghiệm thu và các tài liệu liên quan. Việc lưu trữ khoa học không chỉ giúp tiết kiệm thời gian khi cơ quan chức năng kiểm tra mà còn giảm nguy cơ thất lạc hồ sơ, đồng thời hỗ trợ quản lý lịch bảo trì và tự kiểm tra định kỳ hiệu quả hơn.
Hướng dẫn chi tiết cách lập Mẫu PC02 – Biên bản tự kiểm tra PCCC
Cấu trúc mẫu PC02 (theo Phụ lục VIII Nghị định 105/2025):
……(1)……
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BIÊN BẢN TỰ KIỂM TRA
Về phòng cháy, chữa cháy
Hồi…… giờ …… ngày … tháng ……. năm …………
Chúng tôi gồm (2):
- Ông/bà: ………………………….. ; chức vụ: ………………………………………………
Đã tiến hành kiểm tra đối với: …………………………………………………………… (3)
- Nội dung và kết quả kiểm tra như sau: (4)
- Kiến nghị: (5)
NGƯỜI KIỂM TRA (Ký, ghi rõ họ tên)
Cách ghi chi tiết phần quan trọng nhất (4) – Đây là phần chuyên gia thường nhấn mạnh:
- Trang bị phương tiện & hệ thống: Ghi cụ thể chủng loại, số lượng, vị trí, tình trạng (đạt/không đạt). Ví dụ: “Hệ thống báo cháy tự động: 45 đầu báo, 100% hoạt động tốt sau test ngẫu nhiên 20% số lượng.”
- Duy trì hoạt động: Phải có thử nghiệm thực tế (test chuông, đo áp suất bình, kiểm tra lưu lượng nước).
- Thiết bị truyền tin báo cháy: Kiểm tra kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia.
- Thoát nạn, ngăn cháy lan, khoảng cách PCCC: Đo thực tế, chụp ảnh minh họa.
- Khắc phục lần trước: Bắt buộc ghi rõ tiến độ.
Mẹo từ chuyên gia: Sử dụng bảng Excel hoặc Word có cột “Tình trạng – Bằng chứng – Thời hạn khắc phục” để biên bản trở nên chuyên nghiệp và dễ tra cứu sau này.
5 lỗi thường gặp khi lập biên bản tự kiểm tra PCCC
Khi lập biên bản tự kiểm tra PCCC, nhiều đơn vị vẫn mắc các sai sót khiến hồ sơ không đáp ứng yêu cầu hoặc phải lập lại khi cơ quan chức năng kiểm tra. Dưới đây là những lỗi phổ biến cần tránh.
Sử dụng sai mẫu biên bản
Nhiều doanh nghiệp vẫn dùng mẫu cũ hoặc tự thiết kế biểu mẫu, không đúng mẫu PC02 theo quy định hiện hành. Điều này có thể khiến hồ sơ không được chấp nhận trong quá trình kiểm tra hoặc thanh tra PCCC.
Ghi nội dung quá chung chung
Các nội dung như “hệ thống hoạt động tốt”, “đầy đủ”, “đạt yêu cầu” nhưng không nêu rõ tình trạng thực tế, số lượng thiết bị, vị trí kiểm tra hoặc hạng mục phát hiện sẽ làm giảm giá trị của biên bản. Thông tin cần được ghi cụ thể, khách quan và có căn cứ.
Không ghi rõ kiến nghị và thời hạn khắc phục
Sau khi phát hiện tồn tại, nhiều biên bản chỉ ghi “đề nghị khắc phục” mà không xác định nội dung cần sửa chữa, người chịu trách nhiệm và thời hạn hoàn thành. Đây là thiếu sót khiến việc theo dõi, đánh giá kết quả khắc phục gặp nhiều khó khăn.
Thiếu chữ ký xác nhận
Biên bản cần có đầy đủ chữ ký của người kiểm tra, đại diện đơn vị và các cá nhân hoặc bộ phận liên quan theo quy định. Việc thiếu chữ ký xác nhận có thể khiến biên bản bị đánh giá là chưa đảm bảo tính pháp lý và tính xác thực.
Lưu trữ hồ sơ không đầy đủ
Không ít đơn vị chỉ lưu một bản biên bản hoặc không đánh số trang, số bản, dẫn đến khó đối chiếu khi thanh tra hoặc kiểm tra định kỳ. Doanh nghiệp nên lưu ít nhất một bản giấy và một bản điện tử, đồng thời sắp xếp hồ sơ theo thời gian để thuận tiện quản lý và truy xuất khi cần.
Thủ tục tự kiểm tra PCCC cần nắm rõ
Theo quy định hiện hành, việc tự kiểm tra phòng cháy chữa cháy phải được thực hiện định kỳ và đúng mẫu biên bản tự kiểm tra pccc
Tự kiểm tra thường xuyên
Người đứng đầu cơ sở, chủ sở hữu công trình hoặc chủ hộ gia đình có trách nhiệm tổ chức tự kiểm tra trong phạm vi quản lý của mình. Việc kiểm tra được thực hiện ít nhất 01 lần/tháng và có thể lựa chọn hình thức ghi nhận kết quả phù hợp.
Kiểm tra định kỳ
Đối với cơ sở thuộc diện quản lý về PCCC, việc kiểm tra định kỳ được thực hiện theo tần suất:
- 06 tháng/lần đối với các cơ sở thuộc danh mục có nguy cơ cháy nổ theo quy định.
- 01 năm/lần đối với các cơ sở còn lại thuộc diện quản lý về PCCC.
Lập biên bản sau kiểm tra
Sau khi hoàn thành công tác kiểm tra, cơ sở cần lập biên bản tự kiểm tra PCCC để ghi nhận đầy đủ nội dung đã kiểm tra, kết quả đánh giá thực tế và các tồn tại phát hiện được. Đồng thời, biên bản phòng cháy chữa cháy cần nêu rõ biện pháp khắc phục, thời gian thực hiện và là căn cứ để theo dõi, quản lý công tác phòng cháy chữa cháy tại cơ sở.
Báo cáo kết quả công tác thực hiện PCCC
Cơ sở có trách nhiệm gửi báo cáo công tác PCCC đến cơ quan quản lý có thẩm quyền hoặc cập nhật dữ liệu trên hệ thống quản lý PCCC trước các mốc thời gian: Trước ngày 15/6 hằng năm và trước ngày 15/12 hằng năm.
Việc thực hiện đầy đủ các bước tự kiểm tra giúp cơ sở duy trì điều kiện an toàn phòng cháy chữa cháy, hạn chế rủi ro cháy nổ và đáp ứng các yêu cầu của cơ quan chức năng. Làm mẫu biên bản tự kiểm tra pccc đúng chuẩn theo mẫu số PC02.
Theo quy định cơ sở nào phải tự kiểm tra PCCC?
Theo quy định kiểm tra pccc, các cơ sở thuộc diện quản lý về phòng cháy chữa cháy phải thực hiện tự kiểm tra PCCC định kỳ nhằm phát hiện và khắc phục kịp thời các nguy cơ mất an toàn cháy nổ.
Quy định kiểm tra pccc định kỳ cho các cơ sở. Một số loại hình cơ sở phổ biến gồm:
Cơ quan nhà nước, văn phòng làm việc: Bao gồm trụ sở cơ quan hành chính, tổ chức chính trị – xã hội, doanh nghiệp và các tòa nhà văn phòng có quy mô thuộc diện quản lý về PCCC.
Chung cư, ký túc xá, nhà ở kết hợp kinh doanh: Các công trình có nhiều người sinh sống hoặc kết hợp lưu trú, kinh doanh thường tiềm ẩn nguy cơ cháy nổ và phải được kiểm tra định kỳ.
Trường học, bệnh viện, cơ sở y tế: Bao gồm trường mầm non, trường học các cấp, bệnh viện, phòng khám và các cơ sở chăm sóc sức khỏe có tập trung đông người.
Trung tâm thương mại, siêu thị, chợ, nhà hàng: Những địa điểm kinh doanh, mua sắm và dịch vụ ăn uống có mật độ người qua lại lớn cần đảm bảo đầy đủ điều kiện an toàn PCCC.
Khách sạn, nhà nghỉ, cơ sở lưu trú: Các công trình phục vụ lưu trú như khách sạn, nhà nghỉ, homestay, nhà trọ thuộc diện quản lý theo quy định.
Karaoke, quán bar, trung tâm hội nghị: Đây là nhóm cơ sở có nguy cơ cháy nổ cao do tập trung đông người và sử dụng nhiều thiết bị điện, âm thanh, ánh sáng.
Nhà máy, xưởng sản xuất, kho hàng: Bao gồm các cơ sở sản xuất công nghiệp, gia công, chế biến và kho lưu trữ hàng hóa, nguyên vật liệu.
Cửa hàng xăng dầu, cơ sở kinh doanh khí đốt: Các địa điểm kinh doanh nhiên liệu, khí gas và chất dễ cháy nổ phải thường xuyên kiểm tra để đảm bảo an toàn.
Gara ô tô, bãi đỗ xe có quy mô lớn: Các khu vực sửa chữa, bảo dưỡng và lưu giữ phương tiện giao thông có sức chứa lớn thuộc diện phải thực hiện tự kiểm tra PCCC định kỳ.
Bạn cần thi công, lắp đặt hệ thống PCCC hoặc hoàn thiện hồ sơ pháp lý về phòng cháy chữa cháy? PCCC Ngày Đêm cung cấp giải pháp trọn gói từ tư vấn, thi công, bảo trì bảo dưỡng PCCC đến hỗ trợ kiểm định và hoàn thiện hồ sơ PCCC theo quy định hiện hành.
