Mẫu hồ sơ PCCC nhà trọ là nội dung mà chủ nhà trọ cần quan tâm để thực hiện đúng trách nhiệm về phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ theo quy định hiện hành. Việc chuẩn bị thiếu giấy tờ, sử dụng biểu mẫu cũ hoặc lập hồ sơ chưa đúng có thể gây khó khăn khi cơ quan chức năng kiểm tra. Trong bài viết này, PCCC Ngày Đêm sẽ hướng dẫn chi tiết danh mục giấy tờ cần có, cách lập và quản lý từng biểu mẫu, giúp chủ cơ sở chủ động hoàn thiện hồ sơ và nâng cao mức độ an toàn PCCC cho nhà trọ.
Nguồn tải mẫu hồ sơ PCCC nhà trọ chính thống
Để chuẩn bị mẫu hồ sơ pccc nhà trọ, chủ cơ sở có thể tra cứu và tải văn bản pháp luật tại Công báo Chính phủ, Cổng thông tin điện tử Chính phủ và cơ sở dữ liệu văn bản pháp luật của Bộ Công an.
Hiện nay, Nghị định 105/2025/NĐ-CP là văn bản quy định trực tiếp về thành phần hồ sơ PCCC và CNCH tại cơ sở. Nghị định 347/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 15/09/2026 đã sửa đổi một số nội dung và biểu mẫu của nghị định này, do đó cần sử dụng bản đã cập nhật.
Nguồn tra cứu và tải văn bản:
Nghị định 105/2025/NĐ-CP – Cổng thông tin điện tử Chính phủ.
Nghị định 347/2026/NĐ-CP – Công báo Chính phủ.
Luật PCCC và CNCH số 55/2024/QH15 – Cơ sở dữ liệu văn bản pháp luật Bộ Công an.
Những biểu mẫu cần ưu tiên khi lập hồ sơ PCCC nhà trọ
Trong quá trình chuẩn bị tài liệu, chủ nhà trọ nên chú ý đến các biểu mẫu phục vụ trực tiếp cho hoạt động quản lý cơ sở. Mẫu PC01 dùng để cung cấp thông tin cơ sở; PC02 dùng ghi nhận kết quả tự kiểm tra; PC04 dùng báo cáo kết quả thực hiện công tác PCCC và CNCH; PC06 dùng lập phương án chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ.
Cần lưu ý rằng Nghị định 347/2026/NĐ-CP thay thế các mẫu PC01, PC11 và PC12, đồng thời bổ sung mẫu PC24. Vì vậy, khi tải biểu mẫu từ nguồn lưu trữ cũ, phải kiểm tra ngày ban hành, phụ lục và tình trạng hiệu lực trước khi sử dụng.
Mẫu hồ sơ PCCC nhà trọ gồm những giấy tờ gì?
Để lập đúng mẫu hồ sơ pccc nhà trọ, chủ cơ sở cần căn cứ Điều 4 Nghị định 105/2025/NĐ-CP, quy định về hồ sơ phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ. Theo quy định này, hồ sơ của cơ sở gồm 15 nhóm tài liệu, trong đó có tài liệu phải lập theo biểu mẫu thống nhất và tài liệu chỉ phát sinh khi cơ sở đáp ứng điều kiện tương ứng.
Người đứng đầu cơ sở chịu trách nhiệm lập, quản lý và cập nhật hồ sơ. Tài liệu có thể được lưu trữ dưới dạng bản giấy, bản điện tử hoặc kết hợp cả hai hình thức theo quy định về lưu trữ.
Phiếu thông tin cơ sở PCCC – Mẫu PC01
Mẫu PC01 là phiếu ghi nhận thông tin cơ bản của cơ sở, đóng vai trò quan trọng trong việc hoàn thiện Hồ sơ PCCC nhà trọ và giúp cơ quan quản lý nhận diện loại hình hoạt động, địa điểm và người chịu trách nhiệm về PCCC. Khi lập phiếu, chủ nhà trọ cần khai báo chính xác tên cơ sở, địa chỉ, ngành nghề, lĩnh vực hoạt động, năm đưa vào sử dụng và thông tin người trực tiếp quản lý.
Tải xem mẫu PC01 tại đây: Mẫu phiếu thống tin cơ sở
Một lỗi thường gặp khi lập Hồ sơ PCCC nhà trọ là ghi tên cơ sở không thống nhất với thông tin trên giấy tờ kinh doanh hoặc khai báo không đúng công năng sử dụng thực tế. Nếu nhà có khu vực để xe, khu vực sinh hoạt chung hoặc kết hợp kinh doanh tại tầng một, cần thể hiện đúng đặc điểm này thay vì chỉ ghi chung chung là nhà ở.
Đặc biệt, từ ngày 15/09/2026, Mẫu PC01 đã được thay thế theo Nghị định 347/2026/NĐ-CP. Vì vậy, chủ nhà trọ cần sử dụng mẫu biểu mới khi cập nhật Hồ sơ PCCC nhà trọ, không tiếp tục lấy biểu mẫu PC01 cũ từ các bài viết hoặc thư viện tài liệu chưa cập nhật.
Nội quy phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ
Nội quy PCCC là tài liệu không thể thiếu trong Hồ sơ PCCC nhà trọ, thể hiện những nguyên tắc an toàn mà người quản lý và người thuê phòng phải tuân thủ. Theo Điều 3 Nghị định 105/2025/NĐ-CP, nội dung cơ bản phải đề cập đến việc quản lý, sử dụng điện, nguồn lửa, nguồn nhiệt, chất dễ cháy, phương tiện PCCC và những việc cần thực hiện khi xảy ra cháy, nổ, tai nạn hoặc sự cố.
Đối với nhà trọ, nội quy trong Hồ sơ PCCC nhà trọ cần phù hợp với đặc điểm sử dụng thực tế. Chẳng hạn, khu vực để xe phải có quy định quản lý phương tiện và việc sử dụng điện; hành lang, cầu thang và cửa thoát nạn phải được duy trì thông thoáng, không bị chiếm dụng.
Người đứng đầu cơ sở có trách nhiệm ban hành hoặc tham mưu ban hành nội quy, phổ biến cho người thuê và niêm yết tại vị trí dễ quan sát. Không nên sử dụng nguyên văn nội quy của một nhà máy hoặc văn phòng vì đặc điểm nguy cơ cháy và phương thức thoát nạn của nhà trọ hoàn toàn khác.
Hồ sơ thẩm định thiết kế và nghiệm thu PCCC
Đối với công trình thuộc diện phải thẩm định thiết kế về PCCC, Hồ sơ PCCC nhà trọ cần có giấy tờ pháp lý tương ứng. Tùy thời điểm thực hiện và quy định chuyển tiếp, tài liệu có thể là giấy chứng nhận thẩm duyệt thiết kế, văn bản thẩm duyệt, văn bản thẩm định thiết kế hoặc văn bản chấp thuận kết quả nghiệm thu theo chế độ pháp luật áp dụng cho công trình.
Chủ nhà trọ cần lưu giữ hồ sơ thiết kế PCCC đã được cơ quan có thẩm quyền xử lý, các văn bản liên quan đến điều chỉnh thiết kế và tài liệu nghiệm thu nếu công trình thuộc diện phải thực hiện. Không nên tự kết luận rằng công trình không cần giấy tờ chỉ vì đã được xây dựng và đưa vào sử dụng từ nhiều năm trước.
Một lưu ý thực tế khi hoàn thiện Hồ sơ PCCC nhà trọ là bản vẽ phải phản ánh đúng hiện trạng. Nếu chủ nhà tự ý thay đổi công năng tầng một, chia thêm phòng, thay đổi lối đi hoặc cải tạo hệ thống kỹ thuật, cần rà soát xem thay đổi đó có làm phát sinh nghĩa vụ pháp lý về PCCC hay không.
Quyết định thành lập đội PCCC và CNCH hoặc văn bản phân công nhiệm vụ
Tùy loại hình và quy mô cơ sở, Hồ sơ PCCC nhà trọ có thể bao gồm quyết định thành lập Đội PCCC và CNCH cơ sở, Đội PCCC và CNCH chuyên ngành hoặc văn bản phân công người thực hiện nhiệm vụ PCCC và CNCH tại cơ sở. Hồ sơ còn bao gồm thông báo kết quả huấn luyện nghiệp vụ PCCC và CNCH theo trường hợp áp dụng.
Với nhà trọ do cá nhân trực tiếp quản lý, cần xác định đúng nghĩa vụ tổ chức lực lượng theo quy định thay vì tự lập quyết định thành lập đội khi không thuộc trường hợp phải thành lập. Nếu có người được giao phụ trách, văn bản phân công cần thể hiện rõ họ tên, trách nhiệm và phạm vi công việc để thuận tiện quản lý, kiểm tra Hồ sơ PCCC nhà trọ.
Phương án chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ của cơ sở – Mẫu PC06
Mẫu PC06 là tài liệu quan trọng trong Hồ sơ PCCC nhà trọ, phục vụ việc chuẩn bị ứng phó với tình huống cháy, tai nạn và sự cố tại cơ sở. Phương án phải được xây dựng dựa trên đặc điểm mặt bằng, số người thường xuyên lưu trú, đường tiếp cận của lực lượng chữa cháy và phương tiện hiện có.
Đối với nhà trọ, cần chú ý các khu vực có nguy cơ phát sinh cháy như nơi để xe, khu vực sử dụng điện, khu vực nấu ăn và các tầng có nhiều phòng cho thuê. Phương án phải xác định rõ cách báo động, thông báo lực lượng chức năng, hướng dẫn người trong nhà thoát nạn và trách nhiệm phối hợp của người quản lý.
Một lỗi phổ biến khi lập Hồ sơ PCCC nhà trọ là sử dụng phương án của công trình khác rồi thay tên địa chỉ. Cách làm này dễ khiến sơ đồ, vị trí phương tiện, lối thoát nạn và thông tin liên hệ không khớp với thực tế, làm giảm khả năng ứng phó khi có sự cố.
Sổ theo dõi phương tiện PCCC và CNCH
Sổ theo dõi phương tiện là thành phần giúp chủ nhà trọ kiểm soát tình trạng trang thiết bị đã được trang bị tại cơ sở. Trong Hồ sơ PCCC nhà trọ, tài liệu này cần thể hiện tên phương tiện, số lượng, vị trí bố trí, thời điểm kiểm tra, tình trạng hoạt động và những lần sửa chữa hoặc thay thế.
Chẳng hạn, bình chữa cháy cần được theo dõi tình trạng bên ngoài, niêm phong, đồng hồ áp suất đối với loại có đồng hồ và thời hạn bảo dưỡng theo hướng dẫn kỹ thuật. Không nên chỉ ghi nhận số lượng bình đã mua mà bỏ qua tình trạng thực tế của thiết bị.
Biên bản tự kiểm tra PCCC – Mẫu PC02
Mẫu PC02 được sử dụng để ghi nhận kết quả tự kiểm tra an toàn PCCC tại cơ sở. Đây là tài liệu cần được cập nhật thường xuyên trong Hồ sơ PCCC nhà trọ, thể hiện thời gian kiểm tra, thành phần tham gia, các hạng mục được kiểm tra, tồn tại phát hiện và biện pháp khắc phục.
Đối với nhà trọ, việc kiểm tra cần quan tâm đến hệ thống điện, khu vực để xe, phương tiện chữa cháy, hành lang, cầu thang và lối thoát nạn. Nếu phát hiện thiết bị hư hỏng hoặc lối đi bị che chắn, người phụ trách cần ghi nhận rõ nội dung và theo dõi việc khắc phục.
Theo Điều 14 Nghị định 105/2025/NĐ-CP, cơ sở thuộc Phụ lục II phải tự tổ chức kiểm tra định kỳ 06 tháng một lần; các cơ sở còn lại thuộc Phụ lục I thực hiện kiểm tra định kỳ 01 năm một lần. Chủ nhà trọ cần căn cứ đúng nhóm phân loại để thực hiện kiểm tra và lưu biên bản vào Hồ sơ PCCC nhà trọ theo quy định.
Báo cáo kết quả thực hiện công tác PCCC và CNCH – Mẫu PC04
Mẫu PC04 được sử dụng để tổng hợp tình hình thực hiện công tác PCCC và CNCH tại cơ sở. Khi hoàn thiện Hồ sơ PCCC nhà trọ, báo cáo cần phản ánh trung thực tình trạng trang bị phương tiện, việc kiểm tra, bảo dưỡng, huấn luyện và những nội dung liên quan đến công tác an toàn PCCC.
Theo khoản 2 Điều 14 Nghị định 105/2025/NĐ-CP, báo cáo kết quả thực hiện công tác PCCC và CNCH được gửi đến cơ quan có thẩm quyền quản lý trực tiếp hoặc cập nhật thông tin trên hệ thống dữ liệu theo quy định trước ngày 15/6 và trước ngày 15/12 hằng năm. Chủ nhà trọ cần xác định đúng cơ quan tiếp nhận theo phân cấp quản lý của cơ sở, đồng thời lưu lại tài liệu chứng minh việc thực hiện nghĩa vụ báo cáo.
Giấy chứng nhận bảo hiểm cháy, nổ bắt buộc (nếu thuộc diện)
Không phải mọi nhà trọ đều mặc nhiên phải mua bảo hiểm cháy, nổ bắt buộc. Nghĩa vụ này cần được xác định theo danh mục cơ sở phải mua bảo hiểm tại Phụ lục VII Nghị định 105/2025/NĐ-CP và các nội dung sửa đổi hiện hành.
Nếu thuộc đối tượng phải mua, chủ cơ sở cần bổ sung giấy chứng nhận bảo hiểm và các tài liệu liên quan vào Hồ sơ PCCC nhà trọ. Không nên đồng nhất việc đã mua bảo hiểm với việc đã đáp ứng đầy đủ các điều kiện an toàn PCCC.
Bản vẽ hoàn công hệ thống và hạng mục PCCC
Đối với công trình thuộc diện phải thẩm định thiết kế về PCCC, Hồ sơ PCCC nhà trọ cần có bản vẽ hoàn công hệ thống và các hạng mục liên quan theo quy định. Đây là căn cứ để đối chiếu giữa phương án thiết kế, nội dung thi công và hiện trạng hệ thống được lắp đặt.
Khi công trình có thay đổi về hệ thống báo cháy, chữa cháy, đường thoát nạn hoặc các hạng mục kỹ thuật liên quan, chủ đầu tư cần lưu giữ hồ sơ điều chỉnh và tài liệu tương ứng. Bản vẽ không nên chỉ được lưu để hoàn thiện thủ tục mà cần có khả năng sử dụng khi kiểm tra, bảo trì và sửa chữa.
Các tài liệu phát sinh trong quá trình quản lý PCCC
Ngoài những giấy tờ do chủ cơ sở lập, Hồ sơ PCCC nhà trọ còn có thể bao gồm thông báo kết quả xác minh, giải quyết vụ cháy của cơ quan Công an; biên bản kiểm tra của UBND cấp xã, cơ quan Công an hoặc cơ quan chuyên môn về xây dựng trực tiếp quản lý cơ sở.
Trường hợp đã phát sinh vi phạm, cần lưu biên bản vi phạm hành chính, quyết định xử phạt, quyết định tạm đình chỉ, đình chỉ hoặc phục hồi hoạt động và văn bản kiến nghị về PCCC nếu có. Hồ sơ cũng có thể bao gồm văn bản phân công người thực hiện kiểm tra PCCC tại cơ sở.
Như vậy, 15 nhóm tài liệu tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 105/2025/NĐ-CP không có nghĩa mọi nhà trọ đều phải tự tạo đủ 15 loại giấy tờ giống nhau. Một số tài liệu trong Hồ sơ PCCC nhà trọ phụ thuộc vào việc công trình có thuộc diện thẩm định thiết kế hay không, có phải mua bảo hiểm hay không và có phát sinh hoạt động kiểm tra, xử lý vi phạm hay không. Chủ nhà trọ cần rà soát theo loại hình, quy mô và tình trạng pháp lý thực tế để chuẩn bị đúng thành phần hồ sơ, tránh thiếu giấy tờ bắt buộc hoặc lập thêm những tài liệu không cần thiết.
Nhà trọ dưới 5 tầng và từ 5 tầng trở lên có yêu cầu hồ sơ PCCC khác nhau không?
Đây là vấn đề nhiều chủ nhà trọ quan tâm khi tìm hiểu quy định pháp luật về Hồ sơ PCCC nhà trọ. Cần khẳng định rằng pháp luật không thiết lập một nguyên tắc chung theo đó nhà trọ dưới 5 tầng hoặc có khối tích dưới 2.500 m³ được miễn lập hồ sơ PCCC.
Việc xác định nghĩa vụ lập Hồ sơ PCCC nhà trọ phải căn cứ vào danh mục cơ sở thuộc diện quản lý về PCCC tại Phụ lục I Nghị định 105/2025/NĐ-CP, danh mục cơ sở có nguy hiểm về cháy, nổ tại Phụ lục II và các quy định sửa đổi hiện hành. Đặc biệt, cần phân biệt tiêu chí xác định cơ sở thuộc diện quản lý với tiêu chí xác định công trình phải thẩm định thiết kế về PCCC.
Nhà trọ dưới 5 tầng cần chuẩn bị hồ sơ như thế nào?
Đối với nhà trọ dưới 5 tầng, chủ cơ sở không nên mặc định rằng công trình được miễn trách nhiệm PCCC. Nếu loại hình và đặc điểm sử dụng thuộc danh mục cơ sở phải quản lý, người đứng đầu vẫn phải thực hiện các trách nhiệm tương ứng, trong đó có lập và cập nhật Hồ sơ PCCC nhà trọ theo Điều 4 Nghị định 105/2025/NĐ-CP.
Chẳng hạn, nhà có 3 tầng, tầng một để xe và các tầng trên cho thuê phòng cần được xem xét theo công năng thực tế, cách tổ chức hoạt động và danh mục pháp luật áp dụng. Khi chuẩn bị Hồ sơ PCCC nhà trọ, chủ nhà cần xác định rõ đây là nhà ở, nhà ở kết hợp sản xuất kinh doanh hay cơ sở thuộc loại hình khác, không chỉ dựa vào tên gọi thường dùng là nhà trọ.
Nhà trọ từ 5 tầng trở lên hoặc có quy mô lớn cần lưu ý gì?
Khi công trình có quy mô lớn, chủ cơ sở cần rà soát kỹ hơn các tiêu chí về chiều cao, tổng diện tích sàn, công năng và đặc điểm nguy hiểm cháy. Những tiêu chí này có thể ảnh hưởng đến nhóm cơ sở quản lý, nghĩa vụ mua bảo hiểm, yêu cầu về phương tiện và việc thẩm định thiết kế PCCC, từ đó quyết định những tài liệu cần bổ sung trong Hồ sơ PCCC nhà trọ.
Ví dụ, Phụ lục II Nghị định 105/2025/NĐ-CP quy định tiêu chí đối với nhà chung cư, nhà ở tập thể theo số tầng và tổng diện tích sàn. Tuy nhiên, không thể tự động áp dụng các ngưỡng này cho mọi nhà trọ nếu chưa xác định công trình có đúng loại hình được phân loại trong phụ lục hay không. Vì vậy, chủ cơ sở cần đối chiếu chính xác đặc điểm công trình trước khi xác định thành phần Hồ sơ PCCC nhà trọ phải chuẩn bị.
Khối tích dưới hoặc trên 2.500 m³ có quyết định nghĩa vụ lập hồ sơ không?
Mốc 2.500 m³ xuất hiện trong một số tiêu chí phân loại cơ sở sản xuất công nghiệp và kho chứa hàng hóa có hạng nguy hiểm cháy nhất định tại Phụ lục I Nghị định 105/2025/NĐ-CP. Đây không phải ngưỡng chung để xác định mọi nhà trọ có phải lập Hồ sơ PCCC nhà trọ hay không.
Do đó, chủ nhà không nên sử dụng riêng thông số khối tích để kết luận công trình được miễn trách nhiệm. Việc đánh giá cần đối chiếu đúng nhóm công trình, công năng và điều kiện pháp lý tương ứng để xác định chính xác nghĩa vụ lập, quản lý Hồ sơ PCCC nhà trọ.
Cách kiểm tra biểu mẫu có hợp lệ hay không
Khi chuẩn bị Hồ sơ PCCC nhà trọ, chủ cơ sở cần kiểm tra biểu mẫu có đúng tên gọi, số hiệu và nội dung theo phụ lục của văn bản đang áp dụng hay không. Chủ nhà trọ cần kiểm tra số hiệu văn bản ban hành, ngày có hiệu lực và những nội dung sửa đổi, thay thế để tránh sử dụng phiên bản đã hết hiệu lực.
Tiếp theo, cần đối chiếu thông tin trong biểu mẫu với hiện trạng công trình. Địa chỉ, công năng, người phụ trách, số lượng thiết bị, sơ đồ mặt bằng và các thông tin liên quan trong Hồ sơ PCCC nhà trọ phải thống nhất với thực tế.
Không nên tự ý xóa trường thông tin, thay đổi cấu trúc biểu mẫu bắt buộc hoặc điền nội dung không có căn cứ. Nếu có trường thông tin không phù hợp với đặc điểm cơ sở, cần xác định cách ghi theo hướng dẫn của mẫu hoặc hỏi cơ quan có thẩm quyền thay vì tự ý bỏ qua.
Quy trình lập và quản lý hồ sơ PCCC nhà trọ
Một bộ Hồ sơ PCCC nhà trọ được chuẩn bị tốt không chỉ cần đủ giấy tờ mà còn phải phản ánh đúng điều kiện an toàn tại công trình. Chủ nhà trọ nên thực hiện theo trình tự từ xác định loại hình cơ sở đến lập, lưu trữ và cập nhật tài liệu.
Bước 1: Xác định loại hình và diện quản lý PCCC
Trước tiên, chủ nhà cần xác định công trình đang được sử dụng làm nhà cho thuê phòng, cơ sở kinh doanh dịch vụ lưu trú hay nhà ở kết hợp sản xuất, kinh doanh. Đây là căn cứ quan trọng để đối chiếu Phụ lục I, Phụ lục II và Phụ lục III của Nghị định 105/2025/NĐ-CP cùng những nội dung sửa đổi có liên quan.
Việc phân loại phải căn cứ vào hoạt động và đặc điểm công trình thực tế, không chỉ dựa trên giấy đăng ký kinh doanh hoặc tên gọi của cơ sở. Nếu có nhiều công năng trong cùng một công trình, cần đánh giá đầy đủ từng khu vực và mối liên hệ giữa các hoạt động để xác định đúng thành phần Hồ sơ PCCC nhà trọ.
Bước 2: Chuẩn bị và lập các thành phần hồ sơ
Sau khi xác định nghĩa vụ pháp lý, người đứng đầu cơ sở tiến hành lập phiếu thông tin, nội quy, phương án chữa cháy, sổ theo dõi phương tiện và các tài liệu quản lý liên quan. Những tài liệu về thiết kế, nghiệm thu, bảo hiểm và kiểm tra được bổ sung tùy theo điều kiện thực tế.
Trong bước này, chủ nhà nên kiểm tra tính thống nhất giữa Hồ sơ PCCC nhà trọ và hiện trạng. Ví dụ, nếu phương án chữa cháy thể hiện một lối thoát nạn nhưng công trình đã thay đổi kết cấu hoặc bố trí thêm phòng, nội dung đó cần được rà soát và cập nhật.
Bước 3: Lưu trữ và cập nhật hồ sơ
Theo khoản 2 và khoản 4 Điều 4 Nghị định 105/2025/NĐ-CP, người đứng đầu cơ sở có trách nhiệm lập, quản lý và cập nhật hồ sơ. Tài liệu được lưu trữ bằng bản giấy, bản điện tử hoặc kết hợp hai hình thức theo quy định pháp luật về lưu trữ.
Đặc biệt, các tài liệu tại điểm g, h, i, l và điểm n khoản 1 Điều 4 phải được lưu trữ tối thiểu 05 năm kể từ năm lập hoặc ban hành. Chủ nhà nên phân chia Hồ sơ PCCC nhà trọ theo từng nhóm để thuận tiện tra cứu khi kiểm tra hoặc khi cần đối chiếu lịch sử bảo dưỡng thiết bị.
Bước 4: Thực hiện kiểm tra và báo cáo theo quy định
Người đứng đầu cơ sở cần tổ chức tự kiểm tra thường xuyên và kiểm tra định kỳ theo nhóm cơ sở tương ứng. Kết quả kiểm tra phải được ghi nhận bằng biểu mẫu phù hợp, đồng thời theo dõi việc khắc phục những tồn tại được phát hiện và lưu lại trong Hồ sơ PCCC nhà trọ.
Đối với báo cáo định kỳ, cần thực hiện theo mốc thời gian quy định tại khoản 2 Điều 14 Nghị định 105/2025/NĐ-CP. Việc gửi báo cáo hoặc cập nhật dữ liệu được thực hiện theo phương thức và cơ quan quản lý trực tiếp áp dụng đối với cơ sở.
Không lập hoặc thiếu hồ sơ PCCC nhà trọ bị xử phạt như thế nào?
Việc không lập hoặc không bảo đảm thành phần Hồ sơ PCCC nhà trọ có thể dẫn đến xử phạt vi phạm hành chính. Mức phạt được xác định theo hành vi cụ thể, không phải cứ thiếu một giấy tờ là áp dụng cùng một mức phạt cho mọi trường hợp.
Theo Điều 9 Nghị định 106/2025/NĐ-CP, hành vi không đủ tài liệu trong hồ sơ PCCC và CNCH bị phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng. Trường hợp không lập hồ sơ bị phạt từ 5.000.000 đồng đến 7.000.000 đồng.
Đối với hành vi không xuất trình Hồ sơ PCCC nhà trọ phục vụ kiểm tra, điểm a khoản 1 Điều 10 Nghị định 106/2025/NĐ-CP quy định mức phạt từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng. Đây là các mức phạt được quy định cho cá nhân; khi áp dụng đối với tổ chức cần xác định mức phạt theo nguyên tắc tại nghị định.
Không có hồ sơ PCCC tại cơ sở
Người đứng đầu cơ sở thuộc diện quản lý nhưng không lập Hồ sơ PCCC nhà trọ theo quy định có thể bị xử phạt theo khoản 2 Điều 9 Nghị định 106/2025/NĐ-CP. Mức phạt là từ 5 triệu đồng đến 7 triệu đồng đối với cá nhân.
Đây là hành vi cần phân biệt với trường hợp đã lập hồ sơ nhưng còn thiếu một số tài liệu. Cơ quan có thẩm quyền sẽ căn cứ tình trạng thực tế và hành vi vi phạm để xác định trách nhiệm xử lý.
Hồ sơ thiếu thành phần hoặc không đầy đủ
Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 106/2025/NĐ-CP, hành vi không đủ tài liệu trong hồ sơ PCCC và CNCH bị phạt từ 1 triệu đồng đến 3 triệu đồng đối với cá nhân. Chủ cơ sở cần kiểm tra các nhóm tài liệu bắt buộc, đồng thời xác định chính xác những tài liệu chỉ phát sinh khi có điều kiện tương ứng để hoàn thiện Hồ sơ PCCC nhà trọ.
Việc bổ sung tài liệu sau khi bị kiểm tra không đồng nghĩa với việc hành vi vi phạm trước đó đương nhiên được miễn xử lý. Do đó, chủ nhà cần rà soát hồ sơ định kỳ và cập nhật ngay khi có thay đổi.
Không xuất trình hồ sơ khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra
Theo điểm a khoản 1 Điều 10 Nghị định 106/2025/NĐ-CP, hành vi không xuất trình hồ sơ PCCC và CNCH phục vụ kiểm tra bị phạt từ 3 triệu đồng đến 5 triệu đồng đối với cá nhân. Việc lưu trữ Hồ sơ PCCC nhà trọ khoa học, dễ tra cứu sẽ giúp người quản lý chủ động hơn khi làm việc với cơ quan chức năng.
Cần lưu ý, Nghị định 347/2026/NĐ-CP đã sửa đổi một số nội dung của Nghị định 106/2025/NĐ-CP. Khi áp dụng mức phạt cho vụ việc cụ thể, cần kiểm tra văn bản sửa đổi và điều khoản có hiệu lực tại thời điểm hành vi xảy ra.
Nghị định 144/2021/NĐ-CP còn áp dụng để xử phạt PCCC không?
Nghị định 144/2021/NĐ-CP là văn bản từng quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực an ninh, trật tự, trong đó có các hành vi liên quan đến PCCC. Tuy nhiên, từ ngày 01/07/2025, việc xử phạt chuyên ngành PCCC và CNCH được điều chỉnh theo Nghị định 106/2025/NĐ-CP.
Vì vậy, khi lập nội dung pháp lý cập nhật năm 2026, không nên lấy Nghị định 144/2021/NĐ-CP làm căn cứ chính để xác định mức phạt đối với hành vi vi phạm Hồ sơ PCCC nhà trọ. Cần sử dụng Nghị định 106/2025/NĐ-CP và đối chiếu các sửa đổi tại Nghị định 347/2026/NĐ-CP.
Việc chuẩn bị đầy đủ mẫu hồ sơ PCCC nhà trọ không chỉ giúp chủ cơ sở thực hiện đúng trách nhiệm pháp lý mà còn góp phần kiểm soát nguy cơ cháy, bảo vệ tính mạng và tài sản của người thuê. Chủ nhà cần căn cứ vào loại hình hoạt động, quy mô công trình và các quy định hiện hành để xác định chính xác thành phần hồ sơ, tránh sử dụng biểu mẫu cũ hoặc áp dụng sai quy định.
Nếu chưa biết bắt đầu từ đâu hoặc cần kiểm tra lại tình trạng an toàn PCCC tại công trình, hãy liên hệ PCCC Ngày Đêm để được tư vấn, rà soát hồ sơ và đề xuất giải pháp phù hợp. Với dịch vụ khảo sát, tư vấn, thiết kế, lắp đặt và bảo dưỡng hệ thống PCCC, PCCC Ngày Đêm đồng hành cùng chủ nhà trọ trong việc hoàn thiện các điều kiện an toàn, hướng đến vận hành ổn định và đúng quy định pháp luật.
