Hồ sơ quản lý PCCC là tập hợp các giấy tờ, tài liệu liên quan đến công tác phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ tại cơ sở. Vậy hồ sơ PCCC bao gồm những gì, cơ sở nào phải lập? Bài viết dưới đây từ PCCC Ngày Đêm sẽ giúp chủ đầu tư, doanh nghiệp hiểu rõ thành phần hồ sơ PCCC và tại sao phải lập hồ sơ quản lý PCCC theo quy định.
Tìm hiểu về hồ sơ PCCC là gì? Tầm quan trọng
Hồ sơ phòng cháy chữa cháy là tập hợp các giấy tờ, tài liệu dùng để quản lý và theo dõi công tác phòng cháy, chữa cháy tại một cơ sở. Đây là một trong những yêu cầu về an toàn PCCC mà cơ sở cần thực hiện theo quy định pháp luật.
Người đứng đầu cơ sở có trách nhiệm lập, quản lý và lưu giữ hồ sơ PCCC. Nội dung hồ sơ gồm những tài liệu liên quan đến công tác PCCC của cơ sở và được thực hiện theo thành phần, yêu cầu do Bộ Công an quy định.
[Giải đáp] Bộ hồ sơ PCCC gồm những gì?
Hồ sơ phòng cháy chữa cháy do cơ quan công an quản lý
Đối với cơ sở thuộc danh mục do cơ quan Công an quản lý theo Phụ lục III Nghị định 136/2020/NĐ-CP, hồ sơ PCCC cần có các giấy tờ, tài liệu liên quan đến công tác phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ.
Cụ thể, bộ hồ sơ quản lý PCCC bao gồm:
- Nội quy và văn bản về PCCC: Nội quy PCCC, các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo và quyết định phân công trách nhiệm thực hiện công tác PCCC tại cơ sở (nếu có).
- Hồ sơ thẩm duyệt và nghiệm thu PCCC: Giấy chứng nhận, văn bản thẩm duyệt thiết kế và văn bản chấp thuận kết quả nghiệm thu PCCC đối với công trình thuộc diện phải thẩm duyệt theo quy định (nếu có).
- Bản vẽ tổng mặt bằng: Bản sao bản vẽ thể hiện đường giao thông, nguồn nước phục vụ chữa cháy, công năng các hạng mục và dây chuyền công nghệ của cơ sở đã được phê duyệt (nếu có).
- Quyết định thành lập đội PCCC: Quyết định thành lập đội PCCC cơ sở hoặc đội PCCC chuyên ngành (nếu có).
- Hồ sơ huấn luyện nghiệp vụ PCCC và CNCH: Quyết định cấp chứng nhận hoặc bản sao chứng nhận huấn luyện nghiệp vụ PCCC và cứu nạn, cứu hộ do cơ quan Công an có thẩm quyền cấp.
- Phương án chữa cháy và hồ sơ thực tập: Phương án chữa cháy của cơ sở đã được phê duyệt, cùng kế hoạch và báo cáo kết quả tổ chức thực tập phương án chữa cháy.
- Hồ sơ kiểm tra an toàn PCCC: Gồm biên bản kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền, tài liệu tự kiểm tra an toàn PCCC của cơ sở, báo cáo kiểm tra định kỳ 6 tháng của người đứng đầu cơ sở và báo cáo khi có thay đổi về điều kiện an toàn PCCC (nếu có). Ngoài ra, hồ sơ có thể bao gồm các văn bản kiến nghị, biên bản vi phạm, quyết định xử phạt, tạm đình chỉ, đình chỉ hoặc phục hồi hoạt động liên quan đến PCCC (nếu có).
- Hồ sơ về các vụ cháy, nổ: Báo cáo vụ cháy, nổ và thông báo kết luận điều tra nguyên nhân vụ cháy của cơ quan có thẩm quyền (nếu có).
- Hồ sơ kiểm tra, kiểm định thiết bị: Tài liệu ghi nhận kết quả kiểm tra điện trở nối đất chống sét và các giấy tờ kiểm định hệ thống, thiết bị, đường ống chịu áp lực theo quy định (nếu có).
- Giấy xác nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ PCCC: Áp dụng đối với cơ sở thuộc trường hợp phải có giấy xác nhận này.
- Giấy chứng nhận bảo hiểm cháy, nổ bắt buộc: Áp dụng đối với cơ sở thuộc danh mục có nguy hiểm về cháy, nổ theo Phụ lục II Nghị định 136/2020/NĐ-CP.
Hồ sơ quản lý PCCC là nơi lưu trữ toàn bộ giấy tờ liên quan đến việc quản lý, kiểm tra, huấn luyện, thẩm duyệt, nghiệm thu và duy trì an toàn PCCC tại cơ sở. Tùy từng loại hình và đặc điểm của cơ sở mà thành phần hồ sơ có thể khác nhau, trong đó các tài liệu được ghi rõ “nếu có” chỉ cần bổ sung khi thuộc trường hợp áp dụng.
Hồ sơ PCCC do UBND cấp xã quản lý gồm những gì?
Đối với các cơ sở thuộc danh mục do Ủy ban nhân dân cấp xã quản lý theo Phụ lục IV Nghị định 136/2020/NĐ-CP, hồ sơ PCCC cần lưu giữ các giấy tờ, tài liệu liên quan đến việc quản lý và đảm bảo an toàn phòng cháy, chữa cháy.
Cụ thể gồm:
- Nội quy và văn bản về PCCC: Bao gồm nội quy phòng cháy chữa cháy, các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo và quyết định phân công nhiệm vụ, trách nhiệm thực hiện công tác PCCC tại cơ sở (nếu có).
- Hồ sơ huấn luyện nghiệp vụ PCCC và cứu nạn, cứu hộ: Gồm quyết định cấp chứng nhận huấn luyện hoặc bản sao chứng nhận huấn luyện nghiệp vụ PCCC và cứu nạn, cứu hộ do cơ quan Công an có thẩm quyền cấp.
- Phương án chữa cháy và hồ sơ thực tập: Bao gồm phương án chữa cháy của cơ sở đã được phê duyệt, kế hoạch tổ chức thực tập và báo cáo kết quả thực tập phương án chữa cháy.
- Hồ sơ kiểm tra an toàn PCCC: Gồm biên bản kiểm tra của cơ quan hoặc người có thẩm quyền; tài liệu ghi nhận kết quả tự kiểm tra an toàn PCCC của cơ sở; báo cáo kết quả kiểm tra an toàn PCCC định kỳ 6 tháng của người đứng đầu cơ sở. Trường hợp có thay đổi về điều kiện an toàn PCCC thì cần có báo cáo theo quy định (nếu có). Hồ sơ cũng có thể bao gồm các văn bản kiến nghị về công tác PCCC, biên bản vi phạm, quyết định xử lý vi phạm hành chính, quyết định tạm đình chỉ, đình chỉ hoặc phục hồi hoạt động của cơ quan có thẩm quyền (nếu có).
- Hồ sơ khi xảy ra cháy, nổ: Nếu cơ sở xảy ra cháy hoặc nổ, cần lưu báo cáo vụ cháy, nổ và thông báo kết quả điều tra nguyên nhân vụ cháy của cơ quan có thẩm quyền (nếu có).
- Giấy xác nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ PCCC: Đối với cơ sở thuộc trường hợp phải có giấy xác nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ phòng cháy chữa cháy thì cần lưu giấy tờ này trong hồ sơ (nếu có).
Như vậy, hồ sơ PCCC của cơ sở do UBND cấp xã quản lý chủ yếu tập trung vào các tài liệu về nội quy, huấn luyện nghiệp vụ, phương án chữa cháy, kiểm tra an toàn PCCC và xử lý các sự cố, vi phạm nếu có. Cơ sở cần chủ động lập, cập nhật và lưu giữ hồ sơ để thuận tiện cho việc quản lý an toàn PCCC cũng như phục vụ công tác kiểm tra khi cần thiết.
Đối tượng nào phải lập hồ sơ phòng cháy chữa cháy
Theo Nghị định 136/2020/NĐ-CP, các cơ sở thuộc diện quản lý về PCCC đều phải lập và lưu giữ hồ sơ phòng cháy chữa cháy theo quy định. Cụ thể, gồm:
- Cơ sở thuộc danh mục do cơ quan Công an quản lý, được quy định tại Phụ lục III của Nghị định 136/2020/NĐ-CP.
- Cơ sở thuộc danh mục do UBND cấp xã quản lý, được quy định tại Phụ lục IV của Nghị định 136/2020/NĐ-CP.
Nói đơn giản thì nếu cơ sở nằm trong một trong hai danh mục trên thì người đứng đầu cơ sở có trách nhiệm lập, quản lý và lưu giữ hồ sơ PCCC theo quy định.
Vì sao doanh nghiệp cần phải có hồ sơ quản lý PCCC
Doanh nghiệp, cơ sở thuộc diện quản lý về PCCC cần lập và lưu trữ hồ sơ quản lý, theo dõi công tác PCCC theo quy định. Hồ sơ này không chỉ phục vụ khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra mà còn giúp doanh nghiệp chủ động quản lý tình trạng an toàn PCCC trong suốt quá trình hoạt động.
Hồ sơ PCCC giúp doanh nghiệp chứng minh việc thực hiện các yêu cầu về PCCC, đồng thời thuận tiện theo dõi tình trạng của hệ thống và thiết bị chữa cháy, lịch kiểm tra – bảo dưỡng định kỳ cũng như công tác huấn luyện, hướng dẫn nghiệp vụ PCCC cho nhân viên.
Bên cạnh đó, thông qua các biên bản kiểm tra, đánh giá và hồ sơ theo dõi, doanh nghiệp có thể phát hiện sớm những thiết bị hư hỏng, thiếu sót hoặc nguy cơ mất an toàn để có phương án khắc phục kịp thời.
Nhờ vậy, công tác PCCC được quản lý chặt chẽ hơn, góp phần hạn chế nguy cơ cháy nổ và đảm bảo an toàn cho người, tài sản cũng như hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Mức phạt khi không lập hồ sơ quản lý PCCC
Theo khoản 2 Điều 9 Nghị định 106/2025/NĐ-CP, cơ sở không lập hồ sơ về phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ có thể bị phạt tiền từ 5.000.000 – 7.000.000 đồng đối với cá nhân vi phạm.
Trường hợp cơ sở có lập hồ sơ nhưng không đầy đủ các tài liệu theo quy định, mức phạt là từ 1.000.000 – 3.000.000 đồng.
Mức phạt trên áp dụng đối với cá nhân. Nếu tổ chức vi phạm cùng hành vi, mức phạt được áp dụng bằng 2 lần mức phạt đối với cá nhân, tương ứng 10.000.000 – 14.000.000 đồng đối với hành vi không lập hồ sơ và 2.000.000 – 6.000.000 đồng đối với hành vi hồ sơ không đủ tài liệu. Đối với hộ gia đình, hộ kinh doanh và cộng đồng dân cư, mức phạt được áp dụng như cá nhân.
Vì vậy, cơ sở thuộc diện phải lập hồ sơ PCCC cần chủ động lập, cập nhật và lưu giữ đầy đủ hồ sơ theo quy định, tránh thiếu sót khi kiểm tra và hạn chế nguy cơ bị xử phạt.
Dịch vụ làm hồ sơ PCCC giá tốt tại PCCC Ngày Đêm
Để hồ sơ PCCC được lập đầy đủ, đúng yêu cầu và hạn chế việc phải chỉnh sửa nhiều lần, chủ đầu tư nên lựa chọn đơn vị có kinh nghiệm thực hiện hồ sơ thực tế. PCCC Ngày Đêm cung cấp dịch vụ làm hồ sơ PCCC giá tốt, hỗ trợ chủ đầu tư từ khâu tư vấn, chuẩn bị giấy tờ, hoàn thiện hồ sơ đến hướng dẫn các thủ tục liên quan. Đội ngũ kỹ thuật có kinh nghiệm giúp kiểm tra thông tin, rà soát hồ sơ và thực hiện theo đúng đặc điểm công trình, giúp chủ đầu tư tiết kiệm thời gian và chi phí.
Đặc biệt, chi phí làm hồ sơ PCCC tại PCCC Ngày Đêm chỉ từ 500.000 đồng, tùy thuộc vào loại công trình, quy mô và yêu cầu hồ sơ. Với doanh nghiệp sử dụng dịch vụ thi công PCCC trọn gói, PCCC Ngày Đêm miễn phí chi phí lập hồ sơ thiết kế PCCC theo chính sách của đơn vị. Đây là giải pháp giúp chủ đầu tư giảm thêm chi phí, đồng thời đảm bảo phần hồ sơ và thi công được thực hiện đồng bộ, thuận tiện trong quá trình triển khai và nghiệm thu công trình.
Liên hệ ngay PCCC Ngày Đêm qua hotline 0919 297 776 để được tư vấn và báo giá chi tiết.
