Bảo dưỡng PCCC văn phòng, toà nhà tuân thủ TCVN 3890

Nhiều doanh nghiệp vẫn lầm tưởng rằng bảo dưỡng PCCC cho văn phòng chỉ là khoản chi phí “phát sinh” đắt đỏ, hoặc đơn giản chỉ cần giữ hồ sơ giấy tờ để nộp khi cơ quan chức năng kiểm tra. Tuy nhiên, thực tế cho thấy nguy hiểm cháy nổ luôn tiềm ẩn nếu hệ thống phòng cháy chữa cháy (PCCC) không được bảo dưỡng hệ thống PCCCC bởi đơn vị chuyên nghiệp. PCCC Ngày Đêm cung cấp dịch vụ bảo dưỡng chuyên nghiệp, tuân thủ đầy đủ TCVN 3890 và các quy chuẩn kỹ thuật hiện hành, giúp doanh nghiệp an tâm trong quá trình vận hành.

TCVN 3890 là gì?

TCVN 3890 là Tiêu chuẩn Việt Nam quy định về việc trang bị, bố trí, kiểm tra, bảo dưỡng PCCC và quản lý phương tiện phòng cháy và chữa cháy cho nhà và công trình. Phiên bản mới nhất hiện nay là TCVN 3890:2023, thay thế phiên bản năm 2009 với nhiều nội dung được cập nhật nhằm phù hợp hơn với thực tế sử dụng và yêu cầu quản lý PCCC hiện nay.

Việc bảo dưỡng PCCC văn phòng theo TCVN 3890 cần được thực hiện đồng bộ với các tiêu chuẩn liên quan như TCVN 5738 về hệ thống báo cháy tự động, TCVN 7336 đối với hệ thống sprinkler và các quy định trong Luật Phòng cháy và chữa cháy. Đây là cơ sở để doanh nghiệp xây dựng kế hoạch bảo trì PCCC định kỳ và quản lý hồ sơ kỹ thuật đầy đủ.

Quy chuẩn bảo dưỡng PCCC văn phòng, toà nhà theo TCVN 3890

Doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch bảo dưỡng PCCC văn phòng định kỳ, lưu trữ đầy đủ hồ sơ và lựa chọn đơn vị có năng lực chuyên môn để thực hiện. Điều này giúp hạn chế rủi ro mất an toàn và tránh các vi phạm trong quá trình thanh tra PCCC.

Tần suất tối thiểu bảo dưỡng hệ thống PCCC văn phòng theo TCVN 3890

Tần suất kiểm tra và bảo dưỡng PCCC văn phòng được xác định dựa trên loại thiết bị, điều kiện sử dụng và mức độ rủi ro của công trình. Đối với toà nhà, văn phòng, các thiết bị cần được kiểm tra thường xuyên để phát hiện sớm dấu hiệu xuống cấp hoặc hư hỏng.

Thông thường, doanh nghiệp nên áp dụng lịch bảo dưỡng như sau:

• Hàng tháng: Kiểm tra ngoại quan bình chữa cháy, đèn thoát hiểm, biển báo, họng nước chữa cháy, tủ báo cháy và nguồn điện dự phòng.
• Hàng quý: Kiểm tra hoạt động của đầu báo khói, đầu báo nhiệt, chuông báo cháy, nút nhấn khẩn cấp, van khóa và áp lực đường ống.
• 6 tháng/lần: Bảo dưỡng PCCC văn phòng toàn bộ hệ thống báo cháy, chữa cháy, máy bơm, bình chữa cháy, hệ thống tăng áp và hút khói theo hướng dẫn của nhà sản xuất.
• Hàng năm: Kiểm tra tổng thể toàn bộ hệ thống, chạy thử nghiệm đồng bộ, đánh giá khả năng vận hành và lập hồ sơ nghiệm thu sau bảo dưỡng.

Việc duy trì đúng chu kỳ giúp bảo dưỡng PCCC văn phòng đạt hiệu quả cao, kéo dài tuổi thọ thiết bị và hạn chế các sự cố phát sinh trong quá trình sử dụng.

Các tiêu chuẩn kỹ thuật cho từng hạng mục hệ thống PCCC

Sau khi xác định chu kỳ bảo dưỡng hệ thống PCCC văn phòng, đơn vị/ nhà thầu PCCC thực hiện cần tiến hành kiểm tra từng hạng mục theo đúng quy trình kỹ thuật. Mỗi thiết bị đều phải được đánh giá bằng phương pháp phù hợp thay vì chỉ quan sát bằng mắt thường.

Đối với hệ thống báo cháy, kỹ thuật viên kiểm tra độ nhạy của đầu báo, khả năng truyền tín hiệu, tình trạng dây dẫn, nguồn điện chính và nguồn dự phòng. Tủ trung tâm cần được test toàn bộ vùng (Zone), kiểm tra lỗi hiển thị, vệ sinh bo mạch và xác nhận khả năng nhận tín hiệu từ các thiết bị ngoại vi.

Đối với hệ thống chữa cháy, cần đo áp lực bơm, áp lực đường ống, kiểm tra van khóa, họng nước, sprinkler và khả năng vận hành của máy bơm điện, máy bơm Diesel và bơm bù áp. Các thiết bị có dấu hiệu ăn mòn, rò rỉ hoặc không đạt thông số kỹ thuật phải được sửa chữa hoặc thay thế ngay.

Riêng bình chữa cháy cần kiểm tra đồng hồ áp suất, trọng lượng khí, tem kiểm định, chốt an toàn và tình trạng thân bình. Những bình hết hạn, mất áp hoặc hư hỏng không được tiếp tục sử dụng mà phải nạp sạc hoặc thay mới theo quy định.

Việc thực hiện đầy đủ các bước trên giúp bảo dưỡng PCCC văn phòng đảm bảo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật và tăng khả năng xử lý sự cố khi có cháy xảy ra.

Quy định về sổ bảo dưỡng PCCC văn phòng, biên bản, hồ sơ PCCC theo TCVN 3890

Ngoài việc kiểm tra thiết bị, TCVN 3890 còn yêu cầu doanh nghiệp quản lý đầy đủ hồ sơ liên quan đến quá trình bảo dưỡng PCCC văn phòng, toà nhà. Đây là căn cứ quan trọng để chứng minh việc thực hiện đúng quy định khi cơ quan chức năng kiểm tra.

Một bộ hồ sơ bảo dưỡng PCCC văn phòng đầy đủ thường bao gồm:

• Sổ theo dõi bảo dưỡng hệ thống PCCC.
• Nhật ký kiểm tra định kỳ.
• Biên bản nghiệm thu sau mỗi lần bảo dưỡng.
• Danh mục thiết bị PCCC đang sử dụng.
• Hồ sơ sửa chữa, thay thế thiết bị.
• Bản vẽ hoàn công hệ thống PCCC.
• Phiếu kiểm định các thiết bị có yêu cầu kiểm định.
• Hợp đồng bảo dưỡng PCCC văn phòng và hóa đơn dịch vụ (nếu thuê đơn vị bên ngoài).

Các biên bản cần ghi rõ ngày thực hiện, hạng mục kiểm tra, kết quả đánh giá, linh kiện thay thế, thông số kỹ thuật sau bảo dưỡng PCCC văn phòng và chữ ký của các bên liên quan. Hồ sơ PCCC phải được lưu giữ khoa học để phục vụ công tác thanh tra, kiểm định và đánh giá an toàn.

Rủi ro khi không bảo dưỡng PCCC văn phòng đúng quy định

Nhiều doanh nghiệp chỉ đầu tư hệ thống PCCC khi đưa công trình vào sử dụng mà chưa chú trọng bảo dưỡng PCCC văn phòng định kỳ.

Không thực hiện bảo dưỡng PCCC văn phòng theo TCVN 3890 còn khiến doanh nghiệp đối mặt với nguy cơ bị xử phạt, đình chỉ hoạt động hoặc từ chối bồi thường bảo hiểm. 

Khung xử phạt hành chính theo Nghị định 144/2021/NĐ-CP

Theo Nghị định 144/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp không kiểm tra, bảo trì hoặc để hệ thống PCCC không bảo đảm hoạt động có thể bị xử phạt hành chính và áp dụng các biện pháp khắc phục.

Các chế tài thường gặp gồm:

• Phạt tiền đối với hành vi không duy trì hoạt động của hệ thống PCCC.
• Phạt tiền khi không bảo dưỡng định kỳ thiết bị.
• Buộc khắc phục các vi phạm theo yêu cầu của cơ quan chức năng.
• Tạm đình chỉ hoặc đình chỉ hoạt động nếu hệ thống không đảm bảo an toàn.

Việc bảo dưỡng PCCC văn phòng đúng chu kỳ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý, tránh gián đoạn hoạt động và giảm chi phí khắc phục sau vi phạm.

Nguy cơ bị từ chối bồi thường bảo hiểm cháy nổ

Nhiều hợp đồng bảo hiểm quy định doanh nghiệp phải duy trì hệ thống PCCC theo đúng quy định pháp luật. Nếu xảy ra cháy nhưng không có sổ bảo dưỡng PCCC văn phòng, biên bản kiểm tra hoặc hồ sơ bảo trì hợp lệ theo TCVN 3890, đơn vị bảo hiểm có thể từ chối bồi thường.

Khi đó, doanh nghiệp phải tự chi trả toàn bộ thiệt hại về tài sản, thiết bị và hoạt động kinh doanh. So với những tổn thất này, chi phí bảo dưỡng PCCC văn phòng định kỳ thấp hơn rất nhiều và giúp doanh nghiệp chủ động phòng ngừa rủi ro.

Checklist bảo dưỡng PCCC văn phòng theo TCVN 3890

Để hệ thống luôn hoạt động ổn định, doanh nghiệp cần xây dựng checklist kiểm tra theo từng nhóm thiết bị thay vì thực hiện ngẫu nhiên. Việc kiểm tra đầy đủ giúp phát hiện sớm hư hỏng, kéo dài tuổi thọ thiết bị và đáp ứng yêu cầu của TCVN 3890.

Thực hiện đầy đủ checklist trên giúp doanh nghiệp chủ động phát hiện các lỗi tiềm ẩn trước khi chúng ảnh hưởng đến khả năng vận hành của toàn bộ hệ thống.

Các hạng mục kiểm tra kỹ thuật chi tiết

Sau khi hoàn thành việc kiểm tra tổng quát theo checklist, kỹ thuật viên sẽ tiến hành bảo dưỡng PCCC văn phòng theo từng hệ thống với các bước chuyên sâu hơn.

Kiểm tra & Bảo dưỡng Bình chữa cháy

Bình chữa cháy là phương tiện xử lý đám cháy ban đầu nên cần được kiểm tra thường xuyên. Trong quá trình bảo dưỡng PCCC văn phòng, kỹ thuật viên sẽ đánh giá cả ngoại quan lẫn khả năng hoạt động thực tế của từng bình.

Đối với bình bột và bình khí CO₂, các hạng mục kiểm tra bao gồm:

• Đồng hồ đo áp suất: Kim đồng hồ phải nằm trong vùng màu xanh. Nếu kim chuyển sang vùng đỏ (thiếu áp) hoặc vùng vàng (quá áp), bình cần được nạp sạc hoặc kiểm tra lại van an toàn.
• Trọng lượng bình CO₂: Tiến hành cân thực tế và so sánh với khối lượng tiêu chuẩn của nhà sản xuất. Nếu lượng khí hao hụt trên 10%, bình phải được nạp lại.
• Thân bình: Kiểm tra hiện tượng rỉ sét, móp méo, ăn mòn hoặc nứt vỡ. Những bình bị hư hỏng nặng phải loại bỏ để tránh mất an toàn khi sử dụng.
• Chốt an toàn và kẹp chì: Đảm bảo còn nguyên vẹn, chưa bị tháo hoặc sử dụng trước đó.
• Vòi phun và loa phun: Không bị nứt, gãy, tắc nghẽn hoặc lão hóa do môi trường.
• Tem kiểm định và tem bảo dưỡng: Kiểm tra thời hạn kiểm định, thời gian nạp sạc gần nhất và lịch bảo dưỡng tiếp theo.
• Vị trí lắp đặt: Bình phải được đặt đúng vị trí theo bản vẽ thiết kế, dễ quan sát, không bị che khuất và thuận tiện khi sử dụng.

Sau khi hoàn tất kiểm tra, kỹ thuật viên sẽ vệ sinh bình, cập nhật tem bảo dưỡng nếu đạt yêu cầu hoặc đề xuất thay thế đối với các bình không còn đủ điều kiện sử dụng. Việc bảo dưỡng PCCC văn phòng đúng quy trình giúp đảm bảo bình chữa cháy luôn sẵn sàng hoạt động trong các tình huống khẩn cấp.

Vận hành Hệ thống Báo cháy tự động

Hệ thống báo cháy tự động đóng vai trò phát hiện sớm nguy cơ cháy để người trong văn phòng kịp thời sơ tán và triển khai chữa cháy ban đầu. Vì vậy, đây là hạng mục cần được kiểm tra kỹ trong mỗi đợt bảo dưỡng PCCC văn phòng.

Đối với đầu báo khói và đầu báo nhiệt, kỹ thuật viên sử dụng thiết bị tạo khói hoặc tạo nhiệt chuyên dụng để kiểm tra khả năng nhận tín hiệu. Việc thử nghiệm có thể thực hiện theo xác suất hoặc trên toàn bộ đầu báo tùy quy mô công trình. Đồng thời, đầu báo cũng được vệ sinh để loại bỏ bụi bẩn làm giảm độ nhạy.

Tủ trung tâm báo cháy được kiểm tra toàn diện nhằm đảm bảo khả năng xử lý tín hiệu và cảnh báo. Các công việc bao gồm:

• Kiểm tra toàn bộ Zone báo cháy.
• Kiểm tra nguồn điện chính và nguồn điện dự phòng.
• Thử khả năng hoạt động của ắc quy bằng cách ngắt nguồn điện lưới.
• Kiểm tra màn hình hiển thị và các mã lỗi (Trouble).
• Vệ sinh bo mạch, quạt tản nhiệt và các đầu nối.
• Kiểm tra bộ nguồn, cầu chì và relay điều khiển.

Đối với thiết bị ngoại vi, kỹ thuật viên sẽ kích hoạt thử nút nhấn khẩn cấp để đánh giá khả năng truyền tín hiệu đến tủ trung tâm. Đồng thời kiểm tra chuông báo cháy, còi hú và đèn chớp xem có hoạt động đồng bộ hay không.

Ngoài ra, toàn bộ dây tín hiệu, module điều khiển và thiết bị giao tiếp cũng được đo kiểm nhằm phát hiện hiện tượng đứt dây, suy hao tín hiệu hoặc chập chờn. Đây là bước quan trọng giúp bảo dưỡng PCCC văn phòng đạt hiệu quả cao và giảm thiểu báo cháy giả trong quá trình vận hành.

Kiểm tra Hệ thống Chữa cháy nước/khí

Hệ thống chữa cháy tự động chỉ phát huy hiệu quả khi toàn bộ thiết bị hoạt động đồng bộ. Vì vậy, trong quá trình bảo dưỡng PCCC văn phòng, các kỹ thuật viên sẽ kiểm tra lần lượt từ nguồn cấp nước, máy bơm đến đầu phun chữa cháy.

Đối với họng nước chữa cháy vách tường, cần kiểm tra:

• Tình trạng van khóa.
• Độ kín của khớp nối.
• Cuộn vòi chữa cháy có bị gấp, mục hoặc rách.
• Lăng phun có bị tắc hoặc biến dạng.
• Áp lực nước tại từng họng theo thiết kế.

Đối với hệ thống Sprinkler, kỹ thuật viên tiến hành rà soát toàn bộ đầu phun để phát hiện các dấu hiệu:

• Đầu phun bị che khuất bởi trần, tủ hồ sơ hoặc thiết bị văn phòng.
• Bụi bẩn làm ảnh hưởng khả năng cảm biến nhiệt.
• Rò rỉ nước tại đầu phun hoặc khớp nối.
• Ăn mòn, cong vênh hoặc hư hỏng cơ khí.

Một trong những hạng mục quan trọng nhất là trạm bơm chữa cháy. Trong quá trình bảo dưỡng, các thiết bị sau đều phải được chạy thử:

• Máy bơm điện chính.
• Máy bơm Diesel dự phòng.
• Máy bơm bù áp (Jockey Pump).
• Tủ điều khiển bơm.
• Van một chiều.
• Đồng hồ áp suất.
• Công tắc áp lực.
• Mực nước bể chứa chữa cháy.

Kỹ thuật viên sẽ ghi nhận áp lực thực tế, thời gian khởi động, lưu lượng nước và khả năng chuyển đổi giữa các chế độ vận hành. Nếu thông số không đạt yêu cầu, hệ thống sẽ được điều chỉnh hoặc sửa chữa ngay để tránh mất khả năng chữa cháy khi xảy ra sự cố.

Đối với các văn phòng sử dụng hệ thống chữa cháy khí như FM-200, Novec 1230 hoặc khí trơ, cần kiểm tra thêm bình chứa khí, áp suất, đầu phun, đường ống, van kích hoạt và hệ thống điều khiển xả khí. Việc thử nghiệm phải được thực hiện theo đúng hướng dẫn của nhà sản xuất để đảm bảo an toàn cho thiết bị và người sử dụng.

Sau khi hoàn thành toàn bộ các bước trên, đơn vị thực hiện sẽ lập biên bản nghiệm thu, cập nhật nhật ký bảo dưỡng và đề xuất phương án sửa chữa hoặc thay thế nếu phát hiện thiết bị không còn đáp ứng yêu cầu kỹ thuật. 

Hướng dẫn lập kế hoạch bảo dưỡng PCCC hàng năm cho văn phòng

Lập kế hoạch bảo dưỡng PCCC văn phòng giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát tình trạng hệ thống, tối ưu chi phí và giảm nguy cơ xảy ra sự cố. Kế hoạch cần tuân thủ TCVN 3890:2023, phù hợp với quy mô công trình và được thực hiện theo lịch trình cố định.

Trước tiên, cần khảo sát hiện trạng hệ thống, đánh giá tình trạng thiết bị và xác định các hạng mục cần bảo dưỡng. Đồng thời, phân loại mức độ rủi ro của từng khu vực như phòng máy chủ, kho lưu trữ hoặc tầng hầm để bố trí tần suất kiểm tra phù hợp.

Lịch bảo dưỡng PCCC văn phòng nên được xây dựng như sau:

• Hàng tháng: Kiểm tra bình chữa cháy, đèn Exit và nguồn điện dự phòng.
• Hàng quý: Kiểm tra đầu báo cháy, chuông báo cháy, nút nhấn khẩn và máy bơm.
• 6 tháng/lần: Bảo dưỡng toàn bộ hệ thống báo cháy và chữa cháy.
• Hàng năm: Kiểm tra tổng thể, chạy thử liên động và cập nhật hồ sơ theo TCVN 3890.

Kế hoạch rõ ràng giúp doanh nghiệp chủ động nguồn lực, đảm bảo hệ thống luôn hoạt động ổn định và đáp ứng yêu cầu kiểm tra PCCC.

Dịch vụ bảo dưỡng PCCC văn phòng từ PCCC Ngày Đêm

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phòng cháy và chữa cháy, PCCC Ngày Đêm cung cấp dịch vụ bảo dưỡng PCCC văn phòng theo đúng quy trình của TCVN 3890:2023 và các tiêu chuẩn kỹ thuật liên quan.

• Có đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ PCCC theo quy định.
• Đội ngũ kỹ thuật viên được đào tạo chuyên môn và có kinh nghiệm thực tế.
• Quy trình khảo sát, bảo dưỡng và nghiệm thu rõ ràng.
• Trang thiết bị đo kiểm hiện đại, đáp ứng yêu cầu kỹ thuật.
• Cam kết hỗ trợ xử lý sự cố nhanh chóng sau bảo dưỡng.
• Bàn giao đầy đủ biên bản, nhật ký và hồ sơ theo TCVN 3890.

PCCC Ngày Đêm cam kết báo giá minh bạch, không cắt giảm hạng mục, sử dụng thiết bị đo kiểm chuyên dụng và bàn giao đầy đủ hồ sơ sau mỗi lần bảo dưỡng. Đồng thời, doanh nghiệp còn được tư vấn lịch bảo dưỡng định kỳ, hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng và đồng hành trong quá trình kiểm tra của cơ quan chức năng.

Bảo dưỡng PCCC cho văn phòng 54 Lê Văn Thiêm

Dự án bảo trì hệ thống PCCC tại Công ty Cổ phần Bachchambard Sơn La

Dự án bảo dưỡng PCCC Công ty CP thời trang GENVIET

Bảo dưỡng hệ thống báo cháy tại Công ty In Tài Chính

Quyền lợi khi thực hiện bảo dưỡng PCCC văn phòng từ PCCC Ngày Đêm

Khi hợp tác với đơn vị chuyên nghiệp, doanh nghiệp sẽ được kiểm tra toàn diện hệ thống, phát hiện sớm các nguy cơ tiềm ẩn và đưa ra giải pháp khắc phục phù hợp. Điều này giúp kéo dài tuổi thọ thiết bị, giảm chi phí sửa chữa và hạn chế gián đoạn hoạt động.

Ngoài ra, doanh nghiệp còn được hỗ trợ xây dựng kế hoạch bảo dưỡng PCCC văn phòng định kỳ, lưu trữ hồ sơ khoa học và tư vấn cập nhật các quy định pháp luật mới nhất về PCCC.

Bảo dưỡng PCCC văn phòng không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo TCVN 3890 mà còn là giải pháp bảo vệ an toàn cho con người, tài sản và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Liên hệ PCCC Ngày Đêm thực hiện bảo dưỡng đúng quy trình, đúng chu kỳ và lưu trữ đầy đủ hồ sơ PCCC.